广东省外语艺术职业学院会议费管理办法
第一章 总 则
第一条 为贯彻落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号），进一步加强和规范会议费管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据《省直党政机关和事业单位会议费管理办法》（粤财行〔2017〕283号）和《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于进一步完善省级财政科研项目资金管理的实施意见（试行）》（粤委办〔2017〕13号）《广东省财政厅 广东省机关事务管理局关于印发<省直党政机关和事业单位会议费管理办法>的补充通知》（粤财行〔2023〕112号）等文件精神，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各部门（单位）举办或承办的各类会议、论坛，包括国内业务类会议、国内管理类会议和在华举办的国际会议。
国内业务类会议是指因教学、科研、专业建设等需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、各类学会举办的会议等。
国内管理类会议是指国内业务类会议之外的其他国内会议。
在华举办的国际会议是指广东省外事部门等批准的、在我国境内举办的国际会议。
第三条 会议举办（承办）部门（单位）使用以市场委托方
式取得的横向经费，纳入学校财务统一管理，由会议举办部门（单位）按照委托方要求或合同约定管理使用。约定不明确的，按本办法执行。
第四条 各部门（单位）应当树立过“紧日子”思想，会议应坚持“精简高效、厉行节约、规范简朴”的原则。各部门（单位）在举办会议前应当履行审批手续，严格执行有关规定，降低会议成本，反对铺张浪费。
第五条 各部门（单位）应将所有会议项目纳入预算项目库管理，细化会议费预算，按标准编制会议费预算，控制会议经费预算规模，执行中不得突破，注重会议质量，提高会议效率。
第二章 会议管理
第六条 财务部是学校各类会议的归口管理部门。学校各类会议纳入学校预算项目库管理，会议举办（承办）部门（单位）申报会议项目需列明会议的名称、召开的理由、主要内容、时间地点、会期、代表人数、工作人员数、经费预算及经费来源等事项；财务部负责将年度会议计划，按照学校“三重一大”事项的要求，提交学校党委会或者校长办公会审议。
国内管理会议归口财务部管理。
国内业务会议和在华举办的国际会议实行“双归口”管理，由业务归口部门组织项目论证，财务部汇总管理。
第七条 以学校名义举办会议，由学校承担会议费用的，需
于每年年底前将下一年度的会议计划按照学校预算项目库管理办
法要求，报财务部审核后列入年度预算。
第八条 会议举办单位应注重会议质量，努力控制会议成本，提高会议效率。
第九条 会议举办部门、单位应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数。国内业务类会议会期及参会人员、特邀代表人数等应按照学术活动实际情况确定；国内管理类会议会期原则上不超过150人，不超过半天；在华举办的国际会议按照会议批复执行。
第十条 参会代表以在穗内单位为主的会议原则上不得到穗外召开。无外地代表且会议规模能够在学校会议室安排的会议，原则上在学校会议室召开，不安排住宿。
参会代表以外地为主的，可适当安排会议报到和返程时间，合计不得超过1天半，报到和返程天数适用于会议费综合定额标准。
第十一条 各类会议应当优先安排在学校内部会议场所举办。确因工作需要必须在校外召开的，应遵循有利于会议工作部署和就近原则，安排在四星级以下（含）宾馆召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第十二条 线上会议要求。各单位召开会议，在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡采用线上会议形式。
线上会议优先选择单位内部电视电话、电子政务内网视频会商等现有应用系统。单位现有应用系统无法保障的，应当结合工作性质、保密要求等，选择专用系统、运营商服务系统、第三方软件服务系统等。
第十三条 会议代表是指按照会议通知邀请参加的会议人员，本校师生列席会议，不计入会议代表人数。
会议工作人员，按照会议代表人数的15%以内核定，对于超出比例的工作人员费用，不得报销。
第十四条 因工作需要临时召开的计划外会议，举办部门、单位应于会前提出申请并补列预算，按照学校“三重一大”管理制度规定，经批准后执行。
第三章 会议费开支范围和标准
第十五条 会议费开支范围包括：
（一）线下会议：住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表及工作人员报到或返程在途期间发生的伙食费、住宿费、城市间交通费等，按照所在单位差旅费管理办法回本单位报销。
（二）线上费用：能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。
第十六条 会议费开支实行综合定额控制，具体定额标准如下：
综合定额标准是会议费开支的上限，其他费用是指会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
在华举办的国际会议，参照《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）执行。外宾的接待标准按《省直党政机关外宾接待经费管理办法》（粤财行〔2014〕80号）执行。
第十七条 会议核算
（一）线下费用以实际发生的费用项目分项定额标准总额为上限，结合线下实际参会人数、会议时间进行核算。各项费用之间可以调剂使用，未实际发生的费用项目原则上不得参与调剂，确需调剂的，应提供对会议场地有保密等特殊要求的依据。
不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（二）线上费用不纳入综合定额标准内核算，凭合法票据原则上在单位年度会议费预算内据实列支。
第十八条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合定额标准，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可以对照学校差旅费管理办法据实报销。
（二）参会专家费用。举办单位根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课（含学术报告）费等。咨询、讲课费按照学校有关劳务酬金相关规定执行。
（三）同声传译人员费用，同声传译设备租金。
第十九条 确因工作需要委托其他单位代办会议的，需与受托单位签订委托办会协议或合同，会议费在规定标准内报销。
第二十条 会议费预算单独列示，在“会议费”支出经济科目中统一核算。
第四章 会议费的报销
第二十一条 对于举办由上级财政专项会议拨款承担的国内会议，不得再向参会人员收取费用。
对于使用多种资金渠道举办的国内会议，按照成本补偿的原则，举办单位可以适当向参会人员收取会议费。
对于有赞助收入的国内会议，应与赞助方签订赞助协议，明确双方的权利和责任。
第二十二条 会议费应遵循“收支两条线”的原则，各单位举办会议取得的会务费和赞助费等会议费收入，应当开具合法票据，收入必须及时全额上交学校，专款专用，严禁坐收坐支。
第二十三条 各部门（单位）在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销凭证应包括：
（一）批准文件；
（二）会议通知；
（三）参会人员签到表；
（四）费用原始明细单据；
（五）电脑打印的税票等电子结算票据；
（六）委托代办会议的，需要提供相关的合同协议。
第二十四条 财务部要严格按规定审核会议费开支，对超范围、超标准开支的经费，不予报销。
第二十五条 严禁各部门（单位）借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十六条 严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果。
第二十七条 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
第二十八条 会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度
和公务卡管理制度的有关规定执行，使用公务卡或银行转账结算。
禁止使用现金方式结算。
第五章 责任与监督检查
第二十九条 会议举办部门（单位）应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费，并对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
第三十条 学校纪检室、审计工作部应对学校会议经费管理和使用情况进行监督检查。
第三十一条 有下列行为之一的，由前款所列监督检查部门责令改正，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任，对违规资金予以追回；涉嫌违法的，移交司法机关处理：
（一）虚列、转移和转嫁会议费的；
（二）擅自扩大开支范围和提高开支标准的；
（三）违规报销与会议无关费用的；
（四）违反会议管理规定的其他行为。
第六章 附 则
第三十二条 本办法自印发之日起施行，由财务部负责解释。
