广东省外语艺术职业学院学生档案管理办法（2024年修订）
第一章 总则
第一条 为规范学生档案工作，提高学生档案管理水平，有效保护和利用学生档案，保障学生正当权益，依据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）及相关法律规章，结合学校实际，制订本办法。
第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治等信息的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
第三条 本办法适用于具有我校学籍的全日制高职（含五年一贯制）学生。
第二章 档案管理机构、原则及职责
第四条 全日制高职（含五年一贯制）学生档案由学生工作部设专岗专人负责管理。
第五条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第六条 学生工作部学生档案管理职责
（一）接收、鉴别和整理学生档案材料。
（二）办理学生档案的查阅、借阅。
（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关资料。
（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作。
（五）制定和完善学生档案管理规章制度。
（六）办理其它有关学生档案事项。
第七条 二级学院及相关职能部门的职责
（一）教务部、各二级学院要及时向学生工作部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存。
（二）各二级学院及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时档案和毕业生档案材料的收集、整理和移交工作。
（三）招生与就业指导中心负责提供毕业生名册、就业去向和档案转寄地址、择业期情况等相关信息。
第三章 归档材料范围及要求
第八条 归档材料分类及内容
（一）高中/中职阶段形成的档案材料：包括高中/中职毕业生登记表、高中毕业会考成绩登记表、高等学校考生志愿表、高等学校招生考生体检表等材料。
（二）在校期间形成的档案材料：由教务部提供的学生学籍变动、转专业材料；学生工作部提供的校级及以上奖、惩材料。
（三）毕业生档案材料：包括学籍卡、高校毕业生登记表、成绩登记表、档案转递单等材料。
（四）相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
（五）可供组织参考的其它材料。
第九条 档案材料要求
（一）归档材料必须完整、真实；文字清楚、对象明确，排列有序，注明承办单位及日期。
（二）归档的材料，手续必须完备。凡规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。
（三）档案材料须用黑色中性笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水等书写，以利于档案的保存与使用。
（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。
第十条 对不符合归档要求的学生档案材料，学生工作部有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再归档。
第四章 档案材料移交和档案的归档时间
第十一条 入学新生档案均由各二级学院在开学后两个月内收集齐全，编制学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），按要求向学生工作部移交。
第十二条 在校学生办理休、复、转学、转专业等手续的，教务部应将相关文件抄送至学生工作部归档；各二级学院及相关部门在每年6月底前按照相关规定，完成毕业生档案材料的收集、整理和汇总工作，并统一交学生工作部归档整理。
第十三条 学生在校期间形成的其他有参考价值的学生人事档案材料，办理部门应根据工作完成并已形成材料的情况，及时送学生工作部登记归档，以保证档案材料的完整。
第五章 档案保管与保护
第十四条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。
第十五条 做好档案室的防火、防潮、防蛀、防光、防盗等工作。
（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防尘、防光、防鼠、防虫、防盗等设施。上述安全设施定期检查，确保其有效性。
（二）保持档案室的清洁。
第十六条 学生档案管理实行登记审批和定期核对制度。
（一）学生档案接收、查阅、存档、转递实行登记审批制度。
（二）每学年新生入学两个月后开始对新生档案进行整理、核对、保管工作，及时发现并解决问题。
第六章 档案的利用
第十七条 查阅和借用档案，应遵守下列规定和原则：
（一）各二级学院只能查阅本学院的学生档案。查阅学生档案应由部门负责人签字并加盖部门公章，经学生工作部审批同意方可查阅；外单位人员（用人单位或依法履行公务的单位或其他特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须全程在场监阅。
（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄、复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料的，须经主管校领导批准，方可复制、拍摄。
（三）学生档案一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出的档案不得擅自转借他人。
（四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、污损、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。
（五）任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
（六）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。
（七）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。
第七章 档案的转递
第十八条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮局（或其它上级部门许可的经营单位）寄送、转递，必要时可派专人送取，学生本人或其委托人原则上不准自带档案。专插本学生档案可根据对口学校出具的档案移交情况说明办理移交。
第十九条 在校内跨专业、跨学院转学的学生，教务部应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关二级学院；有关二级学院在接到学生学籍变更通知书后十个工作日内到学生工作部重新编号整理存档。
第二十条 转到其它学校学习的学生，二级学院应当在接到学生转学通知后及时到学生工作部办理学生档案转递。
第二十一条 由其它学校转入我校的学生，有关二级学院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时持相关证明到学生工作部存档。
第二十二条 招生与就业指导中心于每年6月底前确认好本
年度毕业生档案需转递的户籍或工作单位所在地的人事档案管理服务机构详细地址，发送至学生工作部。学生工作部在收集齐毕业生档案资料及转递地址后，一个月内完成毕业生档案的归档整理工作，同时根据上级有关部门规定的机构或渠道，完成档案的转递邮寄工作。
第二十三条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第二十四条 学生受退学、取消学籍处理、开除学籍处分的，其档案由学校寄送至学生家庭所在地。
第二十五条 学生因故失踪、死亡的，或因出国等其它原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。
第八章 附则
第二十六条 本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以分管校领导批复为准。
第二十七条 本办法由学生工作部负责解释。
第二十八条 本办法自印发之日起实施。原《广东省外语艺术职业学院学生档案管理办法》（粤外艺职院〔2017〕289号）同时废止。
