第一章 总则
第一条 为科学规范和分级推进我校人才培养工作状态数据采集与管理工作，明确各级职责，提高状态数据采集的质量，进一步加强学校内涵建设，提升学校管理水平和办学水平，根据教育厅《关于做好高职院校人才培养状态数据采集工作的通知》（粤教高函〔2010〕105号）精神，结合我校实际，特制定相关管理办法。
第二条 本办法适用于我校各处（室）、二级教学单位（院、部）、中心（馆），以下统称为各部门。
第三条 各部门要高度重视，加强领导，把数据采集与统计分析工作作为促进学校管理方式变革、提高教学管理效率的重要手段，做到准确采集、及时上报。
第二章 保障机制
第四条 组织管理机构。按照“一把手”工程落实实施的要求：“校长总负责，校办牵头，人事处、教务处、财务处、学生处、现代教育技术中心和各二级学院（部）等共同负责，按职责分工要求统筹开展数据平台建设。”学校成立以校长为组长的数据平台建设管理领导小组，全面领导部署学校数据平台建设管理工作，校办、人事处、教务处、现代教育技术中心为领导小组成员单位。
第五条 领导小组职责。领导小组作为学校数据平台建设的管理部门，负责数据平台建设、管理和维护工作。具体各部门职责为：校办作为平台牵头部门负责协调各部门间的工作、跟进进度、人员调配等，每年采集数据时校办根据工作需要调配相关部门工作人员作为小组成员协助工作；教务处作为平台日常管理部门负责组织采集工作的实施，包括日程安排、采集分工、网络用户权限划分及角色设置、数据模版制作、备查资料准备、人员培训、采集答疑、数据审核、反馈修改、校验、修正、上报等；现代教育技术中心负责平台程序安装、试用、数据迁移、采集中技术问题的处理等；人事处负责确定教师类型及人员在职在岗情况。
第三章 采集原则及权限分工
第六条 数据采集根据“源头采集、分级管理”的原则，所有数据表均由数据源直接采集。按照“数据源采集→责任职能部门审核→数据平台建设管理领导小组审核、上报”三个层次进行分级管理。
第七条 采集工作的具体责任分工和角色权限分配如下：
（一）数据产生的源头（各岗位、教师）为数据信息的采集人，做到源头采集，真实准确。归口职能部门的数据，由各职能部门直接采集；涉及各类教师信息的个人数据，由教师直接采集。数据源要准确理解和熟悉采集指南和注释，对采集信息的真实性和准确性负责。
（二）各部门为数据信息采集的组织部门，负责本部门数据的采集、审核和上报。各部门负责人为数据平台建设的第一责任人，对本部门数据的完整性、真实性和准确性负责。各部门指定专人作为数据采集信息员，具体负责本部门信息的采集和个人数据信息的汇总、审核和上报工作。
（三）同一数据项涉及多个部门的，跨部门采集数据时以数据发生源为责任部门，其他业务相关部门为协助部门。责任部门负责数据采集的组织、汇总、审核和上报；协助部门向责任部门提供相关数据，配合协作，共同完成数据采集工作。
（四）采集具体职责分工。具体分工根据按每年教育部数据采集平台版本字段进行分配。
第四章 采集管理
第八条 数据平台采集要求
（一）原始性要求。要求从数据的产生源头采集第一手的数据，确保数据的原始性及真实性。
（二）时效性要求。要求采集的数据符合数据表规定的时段发生的状态数据。
（三）规范性要求。要按照数据采集平台中字段及字段内涵、格式等要求规范采集。
（四）完整性要求。数据采集平台中的相关字段要填写完整，要尽可能全貌性的反映部门及个人的实际状况及工作状态。
第九条 数据平台采集操作流程
数据采集流程为：采集准备®工作布置®责任分工®培训®数据源采集®部门责任人审核®数据源修改®部门责任人再审核（这一过程反复至审核无误）®采集完毕®提交数据分解表、数据分析报告®依据数据提出管理建议®日常维护®下一轮采集。
（一）采集准备工作。数据平台建设管理领导小组负责完成采集前的各项准备工作：制定教师、专业、课程、班级、部门等数据模板；草拟、修订学校网络数据平台管理办法；草拟每学年学校数据平台采集通知；准备填写说明及指南；准备人员编码、课程代码、专业及方向代码、班级名称和代码、各专业教学计划、教师授课情况等备查资料；准备网络版平台填写技术指南；组织人员试填并反馈问题；准备网络数据平台服务器，教师登录IP地址；设置网络数据平台用户名及密码；安装网络版数据平台并导入历年数据。
（二）工作布置。召集学校各部门单位数据填写动员会议，下发学校采集通知、组织部门采集。
（三）责任分工。划分各部门采集数据职责及权限，明确责任人、责任部门、部门信息员、数据审核人等。
（四）培训。组织培训各部门信息员，操作试填。
（五）采集。数据平台建设管理领导小组组织各部门按时完成采集数据工作，对有问题数据及时反馈修改。
（六）审核。教学单位各类教师个人信息表审核流程为：采集人®教研室主任®信息员®二级学院（部）负责人®数据平台建设管理领导小组。教研室主任初审数据后，将问题数据反馈给采集人修改，部门信息员及负责人二审把关，这一过程反复至审核无误。职能部门采集表格审核流程为：采集人（信息员）®部门负责人®数据平台建设管理领导小组。
（七）上报。各部门单位完成数据采集、审核和修正后在网络数据状态平台上可自动提交。
（八）提交数据分解表和数据分析报告。
数据采集完毕后，各部门单位要上报数据来源分解表和数据分析报告。学校职能部门负责采集的表格需提交数据来源分解表，分解表要列明数据出处和来源，能满足数据平台建设管理领导小组审核数据的要求。数据分析具体包括三部分：所提交数据与相关标准的差距分析；本次所提交数据与上次数据的变动情况及原因分析；下一步建设目标与实现途径分析。
各部门单位完成数据上报后，要利用科学分析方法，对照本部门单位业务标准对数据进行研究、分析，并提交本部门单位的数据分析报告，力求发现学校发展中存在的问题，提出整改措施，不断推进学校教育教学建设和改革，并为学校人才培养质量年报的编制提供基础。
（九）日常管理
每年采集前各数据源应提前做好采集准备工作，并与日程工作相结合，已经发生的数据要及时搜集、整理、分类与归档，二级学院（部）要做好规划，可组织教师按学期提前整理授课数据。
数据采集要和各项评估工作相结合，保存好相关佐证材料以备检查。一般材料的保存期限为三年，重要材料的保存期限为五年。
第十条 数据平台采集评价考核机制
学校每学年将对状态数据采集组织及采集工作进行总结，各部门要认真组织数据采集工作、保证报送数据完整准确、及时审核修正未达标的数据、及时分析归口管理数据、查找问题，有针对性采取措施解决问题、为学校提出管理建议。
对部门组织不力，个人采集不负责任，造成上报数据有重大错漏，并造成重大不利后果和影响的个人及部门将按照《广东外语艺术职业学院工作人员行政过错责任追究暂行办法》（粤外艺职院监〔2010〕363号）相关规定追究负责人责任。因教师个人原因导致采集信息错误造成其无法申报专业技术职称的，由教师个人承担责任。
教务处设立专项奖励资金，对状态数据采集工作完成较好的单位予以一定奖励。具体标准参考附件1《状态数据采集奖励标准》表。奖励资金与部门、二级学院（部）评估奖励资金一并发放。奖励资金由部门负责人负责分配，重点倾斜部门信息员及工作人员。各二级学院、各部门不再以任何形式计算此项工作的工作量。
第十一条 本办法自发布之日起施行，解释权归学校数据平台建设管理领导小组。
附件：状态数据采集奖励标准（略）
