广东省外语艺术职业学院公文处理办法（2023年修订）（粤外艺职院〔2023〕409号）

广东省外语艺术职业学院公文处理办法

（2023年修订）

第一章  总则

第一条  为推动学校现代化治理体系建设和提升内部治理能力，保障公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-2012）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）以及广东省关于公文处理工作的有关规定，结合学校实际，修订本办法。

第二条 本办法适用于学校党政及各部门（单位）公文处理工作。

第三条  公文是学校实施管理、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布各类规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。

第四条  公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  党政办公室主管学校公文处理工作，对学校各部门（单位）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门（单位）负责人要高度重视公文处理工作，加强对本部门（单位）公文处理工作的领导和检查，并指定专人负责公文处理工作，确保公文质量和效率。

第七条  为提高公文处理效率，除涉密公文、不予公开的公文、按内部文件管理的公文外，原则上学校公文的发文办理、外来公文的收文办理均在学校办公自动化系统（以下简称OA系统）上进行。

第二章  公文种类和格式

第八条  学校常用的公文种类主要有：

（一）决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定等事项。

（三）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第九条  学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。根据公文送达和办理的时限要求。紧急公文分别标注“特提”“特急”“急件”。

（四）发文单位标志（版头）。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

学校公文的版头由党政办公室负责印制；学校纪委、工会、团委经学校批准可印制本单位的“文件版头”；各二级单位经学校批准可印制本单位的“函件版头”，只适宜于以本单位名义的校内行文。各二级单位的公文版头必须按规定格式印制，并在党政办公室留存备查。

（详见附件1《广东省外语艺术职业学院公文版头适用范围》）

（五）发文字号。由发文代字、发文年份和发文顺序号组成，标注于版头下方居中（有签发人时，发文字号位于版头左下方）。联合行文，只标明主办单位发文字号。

学校公文的发文字号由党政办公室确定。学校发文代字由党政办公室统一编制和管理，调整或新设发文代字须经党政办公室审定并备案后方可使用。

（详见附件2《广东省外语艺术职业学院发文字号使用规范》）

　　（六）签发人。上报的请示报告等上行文，应当注明签发人姓名，标注于发文字号右侧；联合上行文，应当按公文版头的排序标注签发人姓名。
　　（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（八）主送单位。指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按规范排序。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。正文的补充说明或有关参考资料。公文如有附件，应在正文之后、发文单位之前，注明附件顺序和名称。附件应与主件订在一起发送。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

　　（十三）印章。公文中有发文单位署名的，一般应加盖发文单位印章，单位印章盖在发文单位与成文日期中间。对印制数量较大的校内普发性公文以发文单位署名代替印章。

（十四）附注。公文印发传达范围、联系人及电话、分送情况等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。

（十七）印发单位和印发日期。公文的印发单位和印发日期。学校公文的印发单位为“广东省外语艺术职业学院党政办公室”。

（十八）页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十条  公文的版式按照《党政机关公文格式》执行。公文用纸幅面一般采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

（详见附件3《广东省外语艺术职业学院公文印制格式标准》）

 

1. 行文规则

   第十一条  行文应当确有必要，严控发文质量；讲求实效，注重针对性和可操作性。没有实质内容，可发可不发的公文一律

   不发。以下情况一般无需发文：

   （一）党内法规和国家法律法规已作出明确规定的；

   （二）现行公文仍然使用的；

   （三）就某项工作已经作出安排部署、有关部门已明确任务的；

   （四）对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；

   （五）某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；

   （六）通过电话、传真、邮件、部门办事流程等其他方式可办理的；

   （七）阶段性、周期性工作的过程性通知。

   第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。

   （一）学校可以对上对下、对内对外行文。除党政办公室外，各部门（单位）不得代表学校对外正式行文；校工会、校团委可在职责范围内，以本单位名义对上级及外单位的工会组织、团组织行文；校内具有独立法人资格的经营性单位可在业务范围内以本单位名义对外行文。

   （二）严格控制联合行文，如确有必要，联合行文的单位不宜过多。

   （三）各部门（单位）需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学校的名义按规定行文。

   （四）各部门（单位）不得擅自下发涉及其他部门（单位）业务或人员的带有政策性的公文和规章类公文；在本部门（单位）内行文或向其他部门（单位）行文中涉及有关政策和规章时，不得与上级和学校的政策规章相冲突。

   第十三条  根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文一般分为上行文、下行文、平行文3种。

   （一）上行文：向上级机关的行文。即向中共广东省委、广东省人民政府、中共广东省教育工作委员会、广东省教育厅等上级机关行文，一般用请示、报告等文种。

   上行文原则上主送一个上级机关，如需要同时送其他上级机关和同级单位，可用抄送形式，不抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

   对涉及学校以外单位职权范围的事项，应当充分协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能达成一致意见的，应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与其会签后上报。

   除上级机关负责人直接交办的事项和必须直接报送的涉密事项，原则上不得以学校党委或学校名义向上级机关负责人个人报送公文，也不得在向上级机关报送公文的同时并列主送或抄送上级机关负责人。如需将公文分送有关上级机关负责人，可在报送公文时单独附函说明。

   拟请上级机关负责人出席公务活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。落实上级机关负责人批示的情况报告，应当附负责人批示复印件。

   （二）下行文：对下级机关的行文。即以学校党委或学校名义向校内各部门（单位）行文，一般多用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

   严禁下发带有商业推销性质的公文。

   （三）平行文：同级或不相隶属的机关之间的行文。即以学校党委或学校名义向校外同级或不相隶属的单位之间的行文，一般用函、意见、通知等文种。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。

    

   第四章  公文拟制

　　第十四条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条  公文起草应当做到：

　　（一）符合党的理论路线方针政策、国家的法律法规和学校有关规定，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

　　（四）文种正确，格式规范。

　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　　（六）公文涉及其他部门、单位职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门、单位意见，力求达成一致。

　　（七）各部门、单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）涉密公文的拟制应按国家相关规定执行。

第十六条  公文文稿签发前，应当由党政办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策、国家的法律法规和学校有关规定；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十七条  经审核不宜发文的公文文稿，党政办公室将退回起草单位并说明理由；经审核符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，党政办公室可直接修改或由起草单位修改后重新报送；核稿过程中改动较大的，起草单位根据党政办公室的修改意见修改后，起草单位负责人应再次审核。

第十八条  有关综合性的、重大问题的以学校名义制发的下行文或以学校名义制发的上行文，由学校主要负责人签发；以学校名义制发的平行文和其他下行文，属分管校领导职权范围内的一般由分管校领导签发。签阅或者签名的，视为同意。联合行文由主办单位先签署意见，协办单位依次会签。

　

第五章  公文办理

第十九条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十条  收文办理主要程序是：

　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点。及时拆封收到的纸质公文，并注明收到的时间。对电子公文，应及时登录系统进行查收。

由校外单位直接寄送学校各部门（单位）的公文，参加会议带回的公文，以及通过网络平台、传真等方式接收的公文，凡接收对象为学校党委和行政的，或接收对象为学校内设机构但内容涉及学校重要专项业务的，须及时送党政办公室秘书科，由秘书科按照校外来文的程序处理。属一般业务性公文的，可按业务分工由相应单位承办。

（二）登记。对纸质公文和电子公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文由党政办公室进行初审并提出公文初步处理意见。经初审不应当由学校处理的公文，及时告知来文来函单位；应当由学校处理的公文，按程序处理。

　　（四）承办。根据来文内容和阅读范围分文，按阅件和办件分别处置，交党政办公室负责人提出拟办意见。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见呈送学校领导签批；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，不得推诿敷衍，拖延积压。

　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十一条  发文办理主要程序是：

　　（一）复核。已经学校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（五）报备。以学校党委名义印发的党内规范性文件，自印发之日起30日内按照上级单位有关要求进行报备。

　　第二十二条  涉密公文应当通过机要交通、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　　第二十三条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理相关规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

 

第六章  公文管理

　　第二十四条 学校党委、行政公文由党政办公室统一管理。各部门（单位）应当建立健全本部门（单位）公文管理制度，指定专人统一管理公文确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　　第二十五条  学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

　　第二十六条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

　　第二十七条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第二十八条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。复制、汇编的公文视同原件管理。

　　第二十九条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　第三十条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　第三十一条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第三十二条  部门（单位）合并时，全部公文应当随之合并管理；部门（单位）撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在部门（单位）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第七章  附则

　　第三十三条  本办法由党政办公室负责解释。

第三十四条  本办法自2024年1月1日起施行，原《广东外语艺术职业学院公文处理办法》（粤外艺职院〔2012〕491号）同时废止。

 

附件：1.广东省外语艺术职业学院公文版头适用范围

     2.广东省外语艺术职业学院发文字号使用规范

     3.广东省外语艺术职业学院公文印制格式标准

 

 

 

 

 

附件1

广东省外语艺术职业学院公文版头

适用范围

 

一、文件格式版头

（一）《中共广东省外语艺术职业学院委员会》《广东省外语艺术职业学院》版头主要用于：1.向上级机关请示、报告工作；2.答复上级机关的询问。

（二）《中共广东省外语艺术职业学院委员会文件》《广东省外语艺术职业学院文件》《中共广东省外语艺术职业学院委员会、广东省外语艺术职业学院文件》（联合行文）版头主要用于：1.贯彻落实上级党委、政府及教育行政主管部门重大决策部署，转发上级重要文件，制发实施意见；2.对学校长远工作或一个时期全局性工作做出的工作安排；3.公布学校重大改革发展规划、方案；4.印发重要规章制度；5.印发学校年度工作计划；6.印发向先进集体和先进个人学习的决定；7.公布机构设置及调整、人事任免、职称聘任等重要事项。

学校党政各部门以学校党委、行政名义向全校发布本部门职权范围内的重要事项，如传达、贯彻上级有关方针、政策，布置相关工作，颁布重要规章制度，通知重要事项等，也可用此公文版头，但编相关部门发文字号，加盖学校党委或行政印章。

（三）《中共广东省外语艺术职业学院纪律检查委员会》《广东省外语艺术职业学院工会委员会》《共青团广东省外语艺术职业学院委员会》主要用于纪委、工会、团委：1.向上级机关请示、报告工作；2.答复上级机关的询问。

二、函件格式版头

（一）《中共广东省外语艺术职业学院委员会》《广东省外语艺术职业学院》版头主要用于：1.学校党委、行政日常重要事项，布置相关工作，转发上级机关文件，批复下级机关请示；2.学校党委、行政以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（二）《广东省外语艺术职业学院党政办公室》版头主要用于：1.根据学校党委和行政授权，转发上级机关的文件，传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等；2.制发党政办公室公文。

（三）《中共广东省外语艺术职业学院纪律检查委员会》《广东省外语艺术职业学院工会委员会》《共青团广东省外语艺术职业学院委员会》版头主要用于纪委、工会、团委：1.传达贯彻上级机关和学校党委、行政的决策部署；2.转发上级主管机关的文件；3.公布年度工作计划；4.发布重要会议、活动通知；5.安排部署本系统内的重要工作事项；6.根据职责权限批复下级组织的请示。

（四）《中共广东省外语艺术职业学院委员会××（部门、党组织全称）》《广东省外语艺术职业学院××（部门、单位全称）》主要用于：1.各部门（单位）、基层党组织向学校党委、行政报告或请示工作；2.在职权范围内以函的形式向校内其他部门（单位）就日常具体工作发布通知、商洽工作等。

三、纪要格式版头

（一）《中共广东省外语艺术职业学院委员会会议纪要》用于记载和传达学校党委会议情况和议定事项。

（二）《广东省外语艺术职业学院校长办公会议纪要》用于记载和传达学校校长办公会议情况和议定事项。

（三）《广东省外语艺术职业学院专项会议纪要》用于记载和传达专项工作会议的主要情况和议定事项。

（备注：学校层面的各式公文版头由党政办公室统一印制，各部门、单位层面的公文版头等由各部门、单位自行负责印制）

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

广东省外语艺术职业学院发文字号

使用规范

 

一、发文字号格式和位置

公文发文字号由发文机关代字、发文年份和发文序号三部分组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，年份和序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。如“粤外艺职院〔2023〕1号”，“粤外艺职院”为发文机关代字，“〔2023〕”为发文年份，“1号”为发文序号。

上行文的发文字号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，与最后一个签发人姓名处在同一行。其它公文的发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。

二、发文字号适用范围

（一）粤外艺职院党、粤外艺职院：主要适用于学校党委、行政向上级机关报送请示、报告，以及面向校内发布重要公文。文种用请示、报告、意见、决定、通知、通报等。

（二）粤外艺职院党函、粤外艺职院函：主要适用于学校党委、行政向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题；适用于学校党委、行政批复各二级单位的重要请示事项；批复重大专项规划。文种用函、批复。

（三）校内其他单位发文代字：主要适用于以部门名义发出的校内文件。学校纪委、党政办公室、工会、团委按照规定可以对校内外的相关对口机构行文。除纪委、党政办公室、工会、团委外，校内其他二级单位，不得以学校名义对外行文。

三、各单位发文机关代字

（备注：党政办公室根据学校内设机构设置变动情况及时调整发文机关代字）

四、发文文号管理

校级公文由党政办公室统一掌握文号，各二级单位公文由各单位自行掌握文号；文号、印章须与相应的公文版头一致使用。

 

 

 

 

附件3

广东省外语艺术职业学院公文印制

格式标准

 

一、公文印制要求

（一）公文用纸幅面尺寸

采用GB/T148中规定的A4型纸，幅面尺寸为210mm*297mm。

公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm±1mm，公文用纸订口28mm±1mm，版心尺寸156mm*225mm（不含页码）。

（二）字体和字号

公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特定情况可作适当调整。

（三）行数和字数

每页22行，每行28个字，行间距为28磅并撑满版心。为方便印制，每页行数可视情况增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。

（四）文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

（五）印刷和装订

双面印刷。左侧装订，采用骑马订或平订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm±4mm；平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。

二、公文格式各要素排版规则

版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

（一）版头

1.份号：顶格置于版心左上角第一行，用6位3号阿拉伯数字。

2.密级和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行。

4.发文机关标志

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色60磅小标宋体字，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

1.标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

2.主送机关

一般用3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见“抄送机关”。

3.正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”

“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

（1）加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

（3）成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（4）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

6.附注

如公开属性、联系人信息等附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记

1.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关名称之间用“，”分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

（四）页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条４号—字线；—字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

三、公文的特定格式

（一）信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（二）纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，一般使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，在正文或附件说明下空一行、左空二字用3号黑体字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。