广东省外语艺术职业学院合同管理办法
（2023年修订）
第一章 总则
第一条 为了加强和规范学校合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指以广东省外语艺术职业学院作为独立的民事主体在民事活动中与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。学校合同分为经济合同和非经济合同。
（一）经济合同是指资金纳入学校综合财务预算管理的学校所属各部门、单位（校属具有独立法人资格的公司、单位除外）与自然人、法人或其他组织产生经济行为时签订的各类合同，包括：货物类、工程类、服务类及其他涉及经济行为的合同（生产加工、投资、合资、借贷款、租赁、联合办学、校企合作等）。
（二）其他非涉及经济行为的合同（实习、见习、实训、校企合作、联合办学等）为非经济合同。
第三条 合同订立的情形
（一）合同金额3万元以上的对外经济活动。
（二）以学校为主体的接受捐赠（实物或资金）且金额3万元及以上的经济活动。
（三）实习、见习、实训、校企合作、联合办学等，无论是否涉及经济行为，无论金额大小，原则上须签订合同。
（四）凡涉及学校国有资产（其范围按照国家、省及学校国有资产管理相关规定而定）的投资、合资、合作、借贷、租赁（国有资产对外出租出借另按规定）等对外经济往来行为，应先立项，无论金额大小，必须签订合同。
（五）经研究认为应当签订书面合同的其他事项。其他法律法规及上级部门有另行规定的，从其规定。
第四条 学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批、各负其责的制度。
第二章 职责
第五条 党政办公室负责合同事务工作，主要职责包括：
（一）协调学校法律顾问做好合同法律事务工作。
1.委托法律顾问对合同进行合法性审查；
2.必要时对合同订立和履行过程中相关法律事务进行咨询论证；
3.对合同纠纷进行法律指导和协调。
（二）合同授权委托书的管理和使用。
（三）合同专用章和学校法定代表人签字章的保管、使用。
第六条 审计工作部是学校合同管理的监督和审计部门，财务部是经济合同的重要审核部门，履行以下职责：
（一）审计工作部主要职责：按照上级部门和学校审计有关规定对学校合同管理工作进行监督和审计。
（二）财务部主要职责：审核经济合同经费是否纳入学校年度经费支出预算；项目经费来源、合同金额、付款方式是否符合学校财务制度、是否损害学校经济利益等。
第七条 为加强业务统筹管理和监督，各部门、单位的合同签署程序按业务归口管理原则呈报审批。
（一）本办法业务归口管理部门是指对外合同签署过程中承担对外合同的业务审核把关职责的业务部门。各类合同按以下范围进行业务归口管理：
1.法律服务、外籍教师的劳动合同：党政办公室。
2.干部培训、文化建设：组织宣传统战部。
3.审计服务：审计工作部、财务部、后勤部。
4.合作办学、教材（含成教生教材等）、专业建设及教学改革、教研等相关项目：教务部。
5.实习、见习：教务部、中职教育部
6.科研项目：科学技术部。
7.基建、装修、修缮、物业、园林及工程服务；物业管理服务；各类物资采购和服务项目：后勤部。
8.消防和安防类采购项目、学生军训相关服务：保卫部。
9.实训室建设项目、校企合作项目；教学专用仪器、体育设备、乐器等采购项目：校企合作与实训管理部。
10.各类信息化项目，包括信息化设备、信息化工程及信息化服务等：现代教育技术中心。
11.图书资料、电子资源采购项目（含纸本文献资料建设、图书、报刊购置、文献服务系统等）：图书馆。
12.中小学（幼儿园）教师培训项目（包括教师培训项目必需的食、宿、交通、保险及相关的配套服务，教师培训项目必需的网络研修、跟岗学习、教学观摩及相关培训环节服务，教师培训网络培训课程制作研发，教师培训科研合作服务等）：广东省中小学教师发展中心。
13.社会培训项目：继续教育学院（培训中心）。
14.师资培训项目：教师发展中心。
15.国际交流合作项目：国际教育学院。
16.所有合同必须根据合同性质及相关职能部门的工作职责，按照有利于合同实施的原则，报送至业务归口管理部门，实行业务归口管理。若因合同性质复杂，存在交叉归口或相关部门对项目归口问题存在异议的，由承办（用户）部门、单位向校长提出申请，由校长或校长办公会议决定该合同的业务归口管理部门及协作配合部门。
17.如部门职责调整则业务归口相应调整。
（二）业务归口管理部门主要职责包括：
1.审核合同是否符合国家的有关法律法规，是否符合学校相关管理规定。
2.审核合同项目是否履行报批程序、招标采购程序、政府采购程序规定。
3.审核合同条款是否完备、明确。包括合同相对方的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约情形和违约责任以及解决争议的方法等。
4.根据需要可对合同的可行性进行论证，论证时需邀请与合同内容相关的部门、单位参加，必要时要请校内外有关专家和法律顾问参加论证；合同文本应根据论证意见进行修改，并请参与论证的相关部门、单位和专家、顾问 予以确认。
5.审核合同相对方的主体资格及信用状况。
6.审核合同的内容是否与招投标或谈判内容一致，是否符合学校规定。
7.对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负审核责任。
8.指导相关部门、单位按合同做好招标采购项目验收工作。
9.协助处理合同纠纷。
第八条 合同承办（用户）部门、单位负责本部门、单位职责范围内合同的相关工作，主要职责包括：
（一）拟定合同稿并提供相关审批材料（校长办公会议纪要、党委会议纪要或相关请示）。承办（用户）部门、单位及其行政主要负责人对合同条款的准确性、真实性、可行性、适用性和经济责任、法律后果负责；对该合同承担经办主体的责任。
（二）合同谈判前，组织相关专业人员对合同相对方进行必要的资信调查，并对资信调查结果负责。资信调查内容应包括但不限于：
1.合同相对方的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等。重点调查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致；
2.合同相对方的履约能力和资信情况；
3.合同相对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书；
4.必要时要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；
5.其他重要的资信证明材料。
除政府机关单位、事业单位及通过招标采购方式确定的供应商以外，需按要求提供《广东省外语艺术职业学院合同资信调查表》。
（三）指定合同项目负责人。具体负责合同谈判、起草、会签、履行、验收等工作。
（四）处理合同纠纷。
（五）指定本部门、单位合同管理专门人员，负责合同审批手续的提起、合同签名与盖章手续办理、资料归档、建立合同台账、跟进监督合同履行等工作。
若因合同项目性质复杂，需要多个部门、单位共同协作承办的，由业务归口管理部门向校长提出申请，由校长或校长办公会议决定主要承办的部门、单位，协办的部门、单位。
第三章 合同报批与签订
第九条 合同报批手续由承办（用户）部门、单位提起。提起时应填写《广东省外语艺术职业学院合同审批表》，同时附上拟定的合同初稿、合同资信调查表及相关审批材料等。
（一）主要审批程序如下：
1.承办（用户）部门、单位提起合同审批流程。应提供以下材料：合同文本、相关审批材料、合同相对方当事人资质证明或相关说明、合同可行性及风险的论证或说明、其他重要材料。
2.法律顾问进行审核并明确签署意见，承担对合同进行合法性审查的责任。
3.党政办公室（法治科）对合同进行初审。
4.合同项目负责人根据法律顾问和党政办公室（法治科）审核意见进行修订。
5.承办（用户）部门、单位主要负责人对合同及相关审批材料进行审核，签署意见。审核者对合同条款的准确性、真实性、可行性、适用性和经济责任、法律后果负责，对该合同承担经办主体的相关责任。学校承担合同对外的法律主体责任。
6.业务归口管理部门的主要负责人对合同及相关审批材料进行审核，签署意见，承担相关业务审核把关等责任。
7.财务部主要负责人对经济合同及相关审批材料进行审核，签署意见，对合同的经费来源、合同金额、付款方式是否符合财务制度等负责。
法律顾问、党政办公室（法治科）、业务归口管理部门、财务部等对请示及相关审批材料提出重大修改意见的，承办（用户）部门、单位须按要求修改后，重新报送至法律顾问、党政办公室（法治科）、业务归口管理部门、财务部确认；相关部门、单位不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时，业务归口管理部门负责召集相关部门、单位讨论解决。
8.党政办公室（法治科）对合同进行复核，编制合同编号。
9.按照合同审批权限，合同由业务归口管理部门分管校领导审批，或经业务归口管理部门分管校领导审签后，报送校长审批。
（二）合同文本经学校领导审批后方可签订。合同审批权限如下：
1.经济类合同审批权限：50万元（不含50万元）以下的，由业务归口管理部门分管校领导审批；50万元（含50万元）以上的，经业务归口管理部门分管校领导审签后，报送校长审批。
2.非经济类合同审批权限：实习、见习、实训项目的由业务归口管理部门分管校领导审批；其他的非经济类合同由业务归口管理部门分管校领导审签后，报送校长审批。
（三）除广东政府采购智慧云平台自动生成的采购合同以及采购代理机构委托代理合同直接按照授权权限签订外，其他所有合同（涉密合同除外）原则上需在学校信息服务平台完成线上审批，实现全过程留痕、全过程可追溯。
（四）需重复签订的同类合同，可由业务归口管理部门提起合同模板的审批程序，经审批通过后，在不修改实质性条款的前提下，相关承办（用户）部门、单位可直接按照合同模板进行签订，无需重新审批。业务归口管理部门必须做好合同模板使用情况的统计及存档工作。
第十条 合同签订与存档
（一）合同按照规定完成审批手续后，由校长签订或者授权相关部门、单位负责人签订。
1.经济类合同签订权限：50万元（不含50万元）以下的，由校长授权承办（用户）部门、单位主要负责人签订，若属于招标采购合同的，则由校长授权经费使用部门、单位主要负责人签订；50万元至100万元（不含100万元）以下的，由党政办公室依据合同审批表加盖校长签名章；100万元及以上的由校长签订。
2.非经济类合同签订权限：实习、见习、实训项目的合同由校长授权合同实施单位负责人（二级学院院长）签订，其他项目由校长授权指定合同签订人。
3.属于科研项目合同的，由校长授权项目负责人签订。
4.广东政府采购智慧云平台自动生成的采购合同及采购代理机构委托代理合同等，根据规定由招标采购管理办公室按照平台要求直接加盖学校电子合同印章“广东省外语艺术职业学院合同专用章”完成合同签订手续。
5.合同文本上应写明合同项目负责人及其联系方式，以及合同签订人的所属部门、单位及职务。
（二）合同章、校长签名章管理
1.学校制作一个合同专用章（实物）和一个电子签章（U盾），均为“广东省外语艺术职业学院合同专用章”；按业务类别范围分别使用。合同专用章应严格按授权范围，由党政办公室集中管理使用，不得混用、代用或借用。学校的其他印章和各部门的印章均不能用于签订对外合同，否则，财务部有权拒绝办理相关收付款结算业务。
2.合同文本加盖学校合同专用章（包括骑缝章）、校长签名章时，项目承办（用户）部门、单位必须提供合同审批表及合同原件，党政办公室做好合同盖章登记手续。
3.在特殊情况下，经校长批准，合同可使用“广东省外语艺术职业学院”公章。
第十一条 如遇不可抗力等紧急情况，如进行抢修、抢险等需要立即签订经济合同的，以“事前口头请示（报告），事后尽快履行报批及合同签订手续”的办法，按学校对外经济事项立项相关规定的权限，向相关部门主要负责人和主管校领导报告，并按规定补办相应的合同签订手续。
第四章 合同的履行
第十二条 合同生效后，承办（用户）部门、单位应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，项目负责人应跟进了解合同相对方履行合同义务的情况，督促对方按合同履行义务，如对方有违约行为或迹象，应及时采取收集、固定相关证据材料，提出书面催告和异议，与业务归口管理部门沟通处理等有效应对措施。
第十三条 财务部应根据合同条款进行审核后办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部不予付款。
第十四条 合同变更及补充合同
（一）合同一经签订，各部门、单位必须严格履行合同条款，不允许擅自对合同做出变更。
（二）在合同履行过程中如确需变更的，由承办（用户）部门、单位提出申请，申请必须对变更内容、标准、原因和必要性作出说明，按业务归口管理部门、业务分管校领导审批意见决定是否变更。
（三）属于招标采购合同的，按现行规定，可进行跟单采购。即合同履行中，采购部门、单位如需追加在实施期内，与合同标的相同的中标（成交）产品（服务）的，在不改变合同其他条款的前提下，可以采取跟单方式与中标（成交）供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额（累计）不得超过原合同采购金额的10%。（不适用于工程类修缮、维修、改扩建等；如国家法律法规及相关政策对跟单采购比例有调整的，按照国家法律法规及相关政策标准执行。）
（四）因特殊情况需要解除合同、合同结算金额超过原合同金额10%以内及其它重大变更等，需按原合同签订程序和权责签订补充合同（协议）并经过合同审批程序审批后执行。补充合同（协议）需列明合同变更内容、变更原由以及相应的处理措施等。补充合同（协议）作为原合同的组成部分，与主合同有同样的法律效力。
第十五条 合同履行的监督
（一）所有合同（含电子版合同）签订后，须报党政办公室、业务归口管理部门备存一份，党政办公室、业务归口管理部门应安排专人管理合同，建立合同管理台账。
（二）承办（用户）部门、单位的合同管理专门人员负责合同履行情况检查工作，每季度末月底前检查合同履行情况，填写《合同履行情况检查表》，报送至业务归口管理部门。需要项目负责人或其它部门、单位协助提供合同履行情况的，项目负责人或其它部门、单位应配合提供。
（三）业务归口管理部门监督检查合同是否得到全面真实的履行。审计工作部针对合同履行情况适时开展审计监督。
（四）业务归口管理部门对于不按照合同约定履行的情况，应协同承办（用户）部门、单位及时核实原因和情况，并按规定采取相应措施。对于重大违约情况，应及时向分管校领导汇报。
第十六条 合同履行过程中发生纠纷，承办（用户）部门、单位及业务归口管理部门应及时处理。处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当及时书面报告党政办公室，由党政办公室联系法律顾问开展相关法律应对工作，以保证在法定的诉讼时效内向人民法院提起诉讼，或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。需要由党委会或校长办公会讨论决定的事项（包括和解协议等），由业务归口管理部门拟定具体解决方案，报会议讨论决定。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。
第十七条 合同标的达到100万元及以上的重大经济合同履行完毕或合同权利义务终止时，项目承办（用户）部门、单位应当及时向业务归口管理部门、分管校领导报告合同的执行情况及结果。
第十八条 合同归档保管。
（一）合同各方约定合同文本份数时，己方需至少预留4份经济合同原件，非经济合同至少预留3份，分别送业务归口管理部门1份作为备案、财务部1份作为收付款及入账依据（经济合同），另需各1份分别由承办（用户）部门、单位及党政办公室立卷归档保管。
（二）党政办公室应指派专人负责管理合同原件，负责每年将当年的合同台账（主要含合同编号、合同项目名称、合同金额、签订日期、承办（用户）部门、单位、项目责任人、业务归口管理部门等内容）及合同原件进行整理，并按归档要求整理成册后交学校档案室归档保管。
（三）除涉密合同以外，通过线上完成报批手续的合同，必须将正式生效合同扫描件尽快上传至信息服务平台作为电子备案材料。
（四）合同终止后，承办（用户）部门、单位应及时将包括合同文本以及合同订立直至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料（包括合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告等）进行编号，整理成册。
第五章 责任追究与风险防范
第十九条 责任追究
（一）违反本办法，学校将按国家法律法规、政策、广东省和学校相关规定，对违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和相关经办人实行责任追究和问责。情节严重，违反国家法律法规的，将依法移交相关部门追究法律责任。
（二）按本办法规定的合同签订权限，各承办（用户）部门、单位要对所签订的合同负总责；同时是上级相关部门对该合同检查、审查工作的第一责任部门，需配合、解释、回应上级相关部门对该合同项目的检查、审查，并提供全部情况，承担相应责任后果。经费负责人是该经济事项全过程的直接责任人。
（三）严禁为了达到不签订合同的目的而分拆整体项目的行为。对违反规定的，由违规部门、单位负责处理所有善后工作，并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。
（四）学校禁止各部门、单位使用本部门、单位公章对外签订合同的行为。对违反规定，自行使用部门、单位公章对外签订合同，造成不良影响、经济损失或法律后果的，由违规部门、单位负责处理所有善后工作，并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和合同签订人的责任。
（五）学校禁止按规定应签订合同而不签订合同的行为。对按规定应签订经济合同但未签订经济合同，却实际发生学校财务收付款行为的，由违规部门、单位负责处理所有善后工作，并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。
（六）学校禁止以任何理由，在没有签订经济合同的情况下，相关部门、单位擅自接收供应商的供货、服务甚至提前使用所采购的设备物资、服务的行为。违反规定的，由违规部门、单位负责处理所有善后工作，并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。
（七）学校禁止以任何理由，在合同履行过程中，没按规定程序变更和审批的情况下，擅自变更合同约定的内容，包括合同约定的内容、范围、标准、设备货物型号及主要参数、金额以及付款方式等。对违反规定，由违规部门、单位负责处理所有善后工作，并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和项目负责人的责任。
（八）属于承办（用户）部门、单位零散采购及自行采购的项目，若因采购程序及内容等不符合学校采购管理办法的，学校将不给予审批签署采购合同，由此造成的一切后果由承办（用户）部门、单位负责并处理所有善后工作。
（九）相关部门、单位提供虚假或不准确资料而经过学校审批签署的经济合同，一经发现，将追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。
（十）校内任何部门、单位或个人不得以本部门、单位或个人名义对外签署学校经济合同。一经发现，将追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任，财务部拒绝付款。
第二十条 合同风险防范
合同订立后，由承办（用户）部门、单位负责合同的全面履行。发生以下情形之一时，承办（用户）部门、单位应当及时主张权利，采取措施预防和应对合同风险的发生：
（一）出现不可抗力因素或订立合同时的客观情况发生重大变化，可能影响合同正常履行的。
（二）合同依据的法律、法规、规章修改或者废止，可能影响合同正常履行的。
（三）因合同对方当事人财产状况恶化等原因导致丧失或者可能丧失履约能力的。
（四）合同对方当事人出现违约或预期违约的。
（五）合同各方发生争议导致合同履行进度停滞或中止履行的。
（六）合同签订后一直未实际履行且各方未终止合同的。
（七）其他可能存在合同风险的情形。
第二十一条 对外经济合同文本应包括合同争议解决、纠纷处理条款。对外经济合同各方可根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国仲裁法》等法律法规，约定通过和解、调解、仲裁、诉讼等方式解决合同争议或纠纷，并把约定相关事项明确列入对外经济合同中。
第六章 附则
第二十二条 合同内容涉及国家秘密和商业秘密的，应就有关保密条款做出约定，并按照有关法律法规规定采取必要的保密措施。
第二十三条 学校设立的二级法人单位可参照本办法管理合同事务。学校全资拥有的具有独立法人资格的公司、中心等单位，按国家有关规定，参照本办法制定对外签订合同管理办法，报学校主管部门、党政办公室及审计工作部备案。
第二十四条 本办法未尽事宜按国家法律法规、上级文件规定执行。
第二十五条 本办法自印发之日起施行，由党政办公室负责解释。原《广东省外语艺术职业学院合同管理办法》（粤外艺职院〔2019〕157 号）同时废止。
