第一章 总则

    第一条 为进一步加强学院印章管理，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）和《广东省人民政府办公厅关于修订广东省国家行政机关和企业事业单位社会团体印章、衔牌管理规定的通知》（粤府办〔2000〕8号）规定，结合我院实际，制定本规定。

第二章 印章的范围

    第二条 本规定所指印章包括“中共广东省外语艺术职业学院委员会”、“广东省外语艺术职业学院”（含钢印）、“广东省外语艺术职业学院合同专用章”、“广东省外语艺术职业学院介绍信专用章”、“广东省外语艺术职业学院证明专用章”、“广东省外语艺术职业学院党委办公室”、“广东省外语艺术职业学院院长办公室”、书记和院长公务名章以及各部门单位党政公章。

第三章 印章的管理

第三条 印章刻制

各部门、单位因工作需要刻制属于党政机构、各类专业委员会、挂靠或隶属、独立法人机构、群众团体等公章或专用章，须由申请部门填写《刻制印章申请表》（附件1），列明申请事由，经两办审核，分管院领导审批同意。完成审批流程后，由党委办公室、院长办公室（以下简称“两办”）办理刻制手续。

第四条 印章规格

印章规格一般为：圆形，党委印章中间为镰刀和锤头，行政印章中间为五星；外环为机构法定名称。印章直径按国家有关规定执行。

第五条 印章启用

各部门、单位印章正式启用前，需在两办留存印鉴备案。未经留样备案的，一律不准自行使用。

第六条 印章停用

有关部门、单位如变更名称、隶属关系，印章保管人应在领用新印鉴时将原印鉴交回两办，以旧换新。收回的印章，区别情况予以封存或销毁。销毁须经院领导批准，2人监销。

第七条 印章保管

各部门、单位必须指定能坚持原则，办事公正，工作认真负责，组织纪律性强的人员管理本部门单位印章，专人专管，不得委托他人代存代管。管理人员临时外出时须将印章交所在部门单位主要负责人代存代管。院级公章由两办专人负责保管，不使用时，锁于保险柜内。

第八条 印章使用要求

（一）印章使用应当登记，用印登记表由保管人亲自填写，不得由他人代写；登记表要明确列明用印时间，用印部门及人员、用印类别、用印事由、用印数量和用印依据。

（二）保管人必须亲自用印，根据“用印审批表”审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印。用印应端正清晰。印章应及时清洗，悉心保护。

（三）印章应加盖在正文右下方、发文机关署名和成文日期的中上方，上沿应不压正文，底边在发文时间之下。

第四章 印章使用范围

第九条 钢印

仅用于学院颁发的各类证件和证书（工作证、学生证、毕业证等）的照片压印，不能独立使用。

第十条 中共广东省外语艺术职业学院委员会

（一）以学院党委名义发报的各种公文、函件。

（二）各类出国人员政治审查材料。

（三）经学院党委书记、副书记审批签字的其他材料。

第十一条 广东省外语艺术职业学院

（一）以学院行政名义发报的各类公文。

（二）以学院名义发放的各类证书、证件、请柬、奖状。

（三）向上级报送的科研申请报表、报告、鉴定书。

（四）荣誉、客座、兼职教授的聘书。

（五）统计报表、工资报表、职称申请表、出国审批表、基建报表。

（六）经学院领导审批签字的其他材料。

第十二条 广东省外语艺术职业学院合同专用章

院级合同或协议书。

第十三条 书记公务名章

用于发展党员的系列材料以及以书记名义签发的文件材料。

第十四条 院长公务名章

用于毕业证书、聘书和以院长名义签发的各类报表、合同、协议书等。

第十五条 广东省外语艺术职业学院党委办公室、广东省外语艺术职业学院院长办公室

用于以两办名义上报、平送或下发的各类公文、函件。

第十六条 广东省外语艺术职业学院证明专用章

限用于有关证明材料。

第十七条 广东省外语艺术职业学院介绍信专用章

限用于学院介绍信。

 

第五章 印章的使用程序

第十八条 院级印章

（一）以学院名义发报的各种公文，由主办单位拟稿（必要时有关单位会签），两办审核，院领导签发，两办秘书登记编发文号后，打印后由两办用印。

（二）院级各类奖项、证书、聘书等用印，该名单需经过党委会或院长办公会讨论通过后，由各有关职能部门专人持正式发文文件或会议纪要到两办用印。

（三）各有关部门单位开办的短期培训班的证书，不盖院级印章。

（四）以学院名义签订的合同、协议，需严格执行《广东省外语艺术职业学院合同管理办法（试行）》要求完成审批程序后到两办用印。

（五）各种申报材料、职称（务）申报表、科研申请相关材料、部门定期或不定期报表等由有关职能部门审核，主管院领导同意后，由该职能部门专人持印章使用审批表到两办用印。

（六）因公出国（境）申请、登记、审查等，由人事处审核，经主管院领导同意后，由该职能部门专人持印章使用审批表到两办用印。

（七）科级以上人员因私出国（境）申请、登记、审查等，由所在部门领导同意，两办外事科审核，经主管院领导同意，由本人到两办用印。

（八）个人开具介绍信或证明信，由所在部门签署意见并加盖公章后到两办用印。

（九）学生证明材料需加盖学院公章，由学生（学籍）管理部门集中签署意见并加盖公章后到两办用印。

（十）公费医疗审批单，由医务室负责人审核，经分管院领导同意，到两办用印。

（十一）领取住房公积金，由本人自行下载表格，并附有关证明材料，到两办用印。

（十二）其他特殊情况，须经院领导或两办主任同意，方可用印。

第十九条 书记、院长公务名章

加盖书记、院长公务名章的材料须经书记、院长审核同意或者授权后方可加盖名章。

第二十条 各部门单位印章

各二级部门、单位印章限于学院内部使用,不可单独对外使用。各部门单位公章应严格履行审批登记手续，防止丢失和滥用。使用本部门单位公章前应报经本部门单位领导批准。未经本部门单位领导批准，不得在办公室以外地点存放或使用印章。

 

第六章 附则

第二十一条 本规定自公布之日起实施，由党委办公室、院长办公室负责解释。

第二十二条 原《广东外语艺术职业学院印章管理规定（试行稿）》（粤外艺职院〔2003〕10号）同时废止。

附件：1.广东省外语艺术职业学院刻制印章申请表

2.广东省外语艺术职业学院印章使用审批表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

                广东省外语艺术职业学院刻制印章申请表

申请编号：20 （ ）号

申请部门			申请日期
印章全称
申请事由
申请部门 意见		（签字） 年 月 日
两办 审核意见		（签字） 年 月 日
分管院领导 审批意见		（签字） 年 月 日
印鉴留存备案
签领人			签领日期

备注：1.各部门单位印章正式启用前，需在“两办”留存印鉴备案。未经留样备案的，一律不准自行使用。2.有关部门单位如变更名称、隶属关系，印章保管人应在领用新印鉴时将原印鉴交回“两办”，以旧换新。收回的印章，区别情况予以封存或销毁。

附件2

        广东省外语艺术职业学院印章使用审批表

用印日期				编号
用印部门/ 用印人类别				经办人
用印事由
印章类别	党委□ 学院□ 学院（钢印）□ 合同□ 证明□ 介绍信□ 党办□ 院办□ 院领导□				用印 数 量
部门领导 审核		院领导 审批					附 件
两办经办人
备注