第一章 总 则
第一条 为进一步推进学校办公信息化建设，规范电子印章的使用和管理，根据《中华人民共和国电子签名法》（2004年8月）、国务院办公厅《电子公文传输管理办法》（国办函〔2003〕65号）和《广东省外语艺术职业学院印章管理规定》（粤外艺职院〔2015〕55号），结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子印章是实物印章在电子信息系统的表现形式，由学校统一审批和发放，在一定期限内用以证明各部门、单位和持有人身份，保证在电子信息类办公系统业务活动中数据电文的真实性、完整性的电子数据的载体。
电子印章分为电子公章和个人电子签名章。
第三条 电子印章与实物印章具有同等的法律效力。加盖电子印章后，电子公文与纸质公文效力等同。
第二章 电子印章的管理
第四条 学校电子印章由党委办公室、校长办公室（以下简称“两办”）统一制作、颁发。电子印章系统的日常运营与维护工作由现代教育技术中心负责。各部门、单位指定专人负责保管和使用本部门、单位电子印章。
第五条 学校及各部门、单位若需新增电子印章，须由使用部门、单位提出申请，经分管校领导审核批准后，由两办办理电子印章的制作签批手续。
第六条 各部门、单位的电子印章、密钥U盘及密码应等同于实物印章管理，个人电子签名章由持有者保管和使用，电子公章由各部门、单位指定专人负责。为确保安全，电子印章不得使用密钥U盘的初始密码进行操作。
第七条 有关部门、单位如变更名称、隶属关系的，印章专管人员应在领用新电子印章时将原电子印章软件、密钥U盘（KEY）及密码交回两办，由两办办理变更、封存或注销手续。
第八条 电子印章丢失时，应第一时间向两办报告，进行印章挂失，并根据本部门、单位出具的书面证明重新补办密钥U盘。
第九条 由于操作失误或其它原因导致电子印章损坏的，须由使用部门、单位以书面形式报告，并由两办负责重新办理制发电子印章手续。
第三章 电子印章的使用
第十条 使用电子印章应按规定程序办理。电子印章专管人员和用印人不得越权使用电子印章。
第十一条 电子印章的使用范围：
（一）以学校党委名义发报的各种公文、函件；
（二）以学校行政名义发报的各类公文；
（三）用于以党委办公室或校长办公室名义上报、平送或下发的各类公文、函件；
（四）以学校纪委名义发报的各类公文、函件；
（五）向上级报送的关于人事工作的材料；
（六）重大项目论证、招标需求审批、招标文件会签、合同协议审批、项目验收等审批表单；
（七）学校业务立项、经费申请、公务接待等经济事项的财务审批表单；
（八）事前请示、报告；
（九）其他需要使用电子印章的情形。
第十二条 未按批准权限用印或用印件的内容有误，电子印章专管人员不予用印。
第十三条 电子印章专管人员，应按要求对电子印章的使用情况进行登记，形成电子印章使用台账。
第十四条 未经许可，非法使用他人电子印章或擅自将自己管理的电子印章转借给他人使用,由此产生的后果，由违规的电子印章专管人员承担相应的责任。
第四章 附 则
第十五条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
第十六条 本办法自发布之日起试行。
