第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校收文办理工作，确保公文办理及时、准确、保密、安全，提高收文办理水平和工作效率，根据 《广东省外语艺术职业学院公文处理办法》 （粤外艺职院〔2012〕491号）的有关规定，结合工作实际，现就学校收文处理工作规定进行补充，制定本细则。
第二条 本细则适用于学校党政及各部门收文办理工作。
第三条 本细则所指收文包括党和国家各级政府机关发给我校党委或行政的各类文件，包括决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、批复、函等。
第四条 收文办理工作是指收文签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列相互关联、衔接有序的管理工作。
第五条 收文办理工作应当坚持实事求是、准确规范、及时高效、安全保密的原则，公文运转各环节都坚持当天办理，对紧急重要公文，即收即办，确保“零滞留”。节假日保持通讯畅通，确保有事及时到岗。
第六条 学校党委办公室、校长办公室（以下简称“两办”）是学校党政收文办理工作的主管部门，安排专人负责收文工作。学校各部门OA信息员负责本部门收文处理工作。
第二章 文件签收登记
第七条 两办收文人员收到文件后，应逐件清点核对，并根据文件的属性、类别对文件进行初步判断，采取不同的方式登记，其中纸质文件扫描后登记，电子文件打印后登记。文件登记要填写《来文处理表》，登记发文日期、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、文件号、密级、份数、办理时限等项目。
第八条 各部门收到上级发来的文件（包括纸质文件、电子文件），以及外出参加会议带回的上级行政部门的公文，应及时转给两办登记，不得积压或自行处理。
第九条 密级文件、没有密级但标有内部或不公开或指定阅读范围的文件、印发单位有明确规定不予上网的文件严禁上网处理，统一按照《广东省外语艺术职业学院保密工作管理规定》（粤外艺职院党〔2017〕76号）的要求办理相关手续。
第十条 两办收文人员登记后，非涉密文件通过办公系统、涉密文件直接送两办主任或分管文秘工作的副主任拟办。
第三章 文件拟办
第十一条 收文登记后，由两办主任或分管文秘工作的副主任在认真阅读文件、吃透文件内容、全面了解文件要求的基础上，结合学校领导分工和职能部门职责范围，对文件提出拟办意见，为传阅和批办等提供依据和参考。
第十二条 撰写拟办意见时要注意掌握以下原则：
（一）对于需要学习贯彻落实的重要性工作文件及涉及全局性工作的文件，根据内容，请党委书记或校长阅示。书记或校长因故无法处理且来文又急需办理时，应征求他们的意见指定其他校领导阅示。
（二）对于需要贯彻落实或回复、工作要求很明确的、一般性或不涉及全局的专项工作文件，根据分工，请分管校领导阅示；涉及多位校领导分管范围的，应分别阅示。
（三）对于没有明确办理要求且需要在一定范围了解掌握的文件，如涉及党和国家及地方政府的一般性政策、组织机构变化、领导讲话等文件，应根据文件内容结合工作需要提出相应阅知范围。
（四）对一些难以提出拟办意见，或认为所提意见没有把握的文件，应先与来文机关或有关部门联系商洽，确有把握时再提出拟办意见，以免由于拟办意见不准而造成工作被动。
（五）提出拟办意见要注意政策把关，考虑是否符合党和国家的方针政策，是否符合学校的实际情况；要注意政策的连续性和可操作性。
第十三条 拟办人要在拟办意见后面签署自己的姓名和日期。
第四章 文件批办
第十四条 学校领导阅文后需对文件处理作出批示。批办应在拟办的基础上进行，并注意以下问题：
（一）批办要及时，选择承办部门，要准确、明确。需要办理和答复的文件，要明确批示承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等，一般不要多头批送，以避免造成责任不清，互相依赖。如需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门即主办单位，避免互相推诿，造成拖延和积压。
（二）批办领导要在批示意见后面签署自己的姓名和日期。
第十五条 批办意见提出后，两办收文人员要及时复核文件，并通知相关部门或人员阅知办理；紧急公文应当明确办理时限并电话或短信提醒。
第五章 文件承办
第十六条 学校各部门负责人是本部门收文承办工作的第一责任人。OA信息员是本部门收文承办工作的具体负责人，对本部门的收文工作进行跟踪，建立台账，对落实有困难或不能按时落实的工作，应及时提醒本部门负责人及时提出反馈意见。
第十七条 学校各部门应根据校领导批示意见及时办理文件，有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕，并反馈具体办理情况。
（一）通过办公系统办理的文件，主办部门负责人须在“主办部门反馈”流程中签署该文件由本部门具体科室或工作人员承办的具体意见，不能只登记“已阅”“已办理”等信息（阅知性文件除外）。
主办部门OA信息员在“主办部门反馈”流程中，须根据主办部门负责人的意见，将文件转发至本部门具体承办人，并跟踪文件承办情况，在文件办理完毕后5个工作日内在“主办部门反馈”流程中登记具体办理情况，包括办理人、办理时间及办理方式（如邮件、电话、会议、行文等），如是行文答复的，则应注明行文文号；不能只登记“已阅”“已办理”等信息（阅知性文件除外）。如该文件没有办理完毕，请不要在“主办部门反馈”流程中签署意见。
（二）不通过办公系统办理的文件，主办部门OA信息员须在文件办理完毕后5个工作日内向两办收文人员回复，收文人员在《来文处理表》中登记具体办理情况，登记内容与电子文件登记内容相同。
（三）主办部门负责人如因开会、出差等公务原因，未能在第一时间对文件承办作出批示，OA信息员应及时提醒部门负责人签署具体办理意见。
（四）未按照要求填写反馈意见的文件，由两办将文件退回主办部门重新填写。
（五）为加快文件流转的速度，通过办公系统办理的文件，除主办部门外，协办及阅文的部门均通过抄送的方式阅文，文件在办公系统“我的待阅”中显示。
第十八条 批办意见如果不准确，承办部门负责人须在发现的当天向两办收文人员反馈，两办及时请示校领导，调整批办意见。
第十九条 阅知性文件，其中非涉密文件，按校领导批示意见的阅文范围发送，填写阅文意见，结束文件办理；涉密文件的传阅，按照密件的要求办理，文件当日没有办理完毕的，必须放入保险柜，不得擅自复印、拍照等，严格遵守保密纪律，严防泄密事件发生。传阅过程中如校领导有批示意见，应按批示意见及时通知相关部门或人员到阅文地点阅知办理。
第二十条 通过学校办公系统下发给各部门的文件，各经办人要严格按照文件批办的范围传阅，不得扩大传阅范围。
第六章 文件催办及归档
第二十一条 文件催办由两办收文人员承担，办公室主任或分管文秘工作的副主任要关注重要文件或特急文件的催办工作。
第二十二条 催办文件应有登记。收文人员要将每次催办的时间、催办人、办理情况等记录在《来文处理表》上。
第二十三条 收文人员要按时限要求对承办部门进行催办，每周向办公室主任或分管文秘工作的副主任汇报催办情况，对不便催办或催而不办的现象要及时汇报，必要时由办公室主任或分管文秘工作的副主任催办。
第二十四条 两办信息与档案科负责非涉密文件的归档工作，专职收文员（兼保密员）负责涉密文件的归档工作。归档工作在次年的5月前完成。个人不得保存应当归档的公文。
第七章 附 则
第二十五条 本细则由党委办公室、校长办公室负责解释。
第二十六条 本细则自发布之日起实施。
