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关于做好2020-2021学年第二学期学业预警工作的通知
2021-04-01 15:08  

各二级学院:

    为进一步加强学风建设、强化对学生学习过程的管理,通过学校、学生、家长三方沟通与协作,帮助学生顺利完成学业,提高教学质量,根据《广东省外语艺术职业学院学生学籍管理规定》(粤外艺职院〔2017〕310号)、《广东省外语艺术职业学院学业预警工作管理办法》(粤外艺职院教〔2017〕466号)等文件精神,现对本学期学业预警工作安排如下:

一、学业预警对象

    凡符合《广东省外语艺术职业学院学业预警工作管理办法》中第三条、第四条规定的学生,根据学生学业情况建立相应的预警档案并发出预警通知书。学业预警分为“黄色预警”、“橙色预警”、“红色预警”三个等级。

二、学业预警工作流程

    确定学业预警学生并填写《学业预警学生名单》→向预警学生下达《广东省外语艺术职业学院学生学业预警通知书》→向学生家长寄发《学业预警通知书》→与“红色预警”学生家长面谈或电话联系→与学业预警学生谈话并填写《预警学生谈话记录表》→对学业预警学生学习情况进行定期检查和学业帮扶。

三、学业预警工作日程安排

    本学期学业预警工作时间为2021年3月31日至2021年7月16日,具体工作内容与要求、负责单位及工作日程安排如下表所示:

日期

工作项目

内容与要求

负责单位

备注

2021年4月2日前

成立工作领导小组

各二级学院成立以二级学院党总支书记为组长、分管教学的二级学院领导为副组长的学业预警工作领导小组,负责学院学业预警组织工作。

二级学院

2021年4月2日前

制定工作方案

按照学业预警工作流程和要求,制定本单位工作方案,明确任务责任人与工作职责。

二级学院

工作方案报送教务处、学生处

2021年4月11日前

生成、报送学业预警学生名单

指定专人(教学秘书或辅导员)依据各专业人才培养计划对学生学业情况进行统计,确定进入学业预警范围的学生,并填写《学业预警学生名单》(附件4)。

二级学院

《学业预警学生名单》报教务处和学生处

2021年4月14日

汇总、下发预警学生名单

对各二级学院报送的名单进行汇总

教务处

2020年4月21日前

下达学业预警通知书

下达《学业预警通知书》、并通知其辅导员。

二级学院

2021年4月30日前

邮寄《学业预警书(致家长)》给家长

留存邮寄证明,提醒家长及时对孩子进行教育,配合学院督促学生努力完成学业;对家长寄回的反馈材料,各二级学院要及时整理,并建立相关档案备查。

二级学院

2021年4月30日前

与家长面谈或电话联系

对于红色预警学生,除向家长寄发《学业预警通知书》外,相关学生辅导员应通过电话等途径,在条件允许的情况下邀请家长来校就预警学生的学业情况进行面谈,若家长来校不便则至少保证每学期两次以上的主动与家长电话联系。

谈话记录需及时整理,记录确切的谈话内容、时间、地点、辅导员及证明人签名。

二级学院

2021年4月21日—5月7日

谈话与辅导

按“一人一档”建立预警管理档案,填写《预警学生谈话记录表》,记录学生预警期间学习表现,认真做好转化工作,提高预警学生的转化率。

二级学院

2021年4月21日—期末

定期检查、学业帮扶

应定期对本学期学业预警学生的学习情况进行检查,及时有针对性地加强对学生的督促,要求预警学生制定学习计划并参加课程辅导,督促学生提高学习质量。

二级学院

2021年6月7日前

工作检查

检查各学院学业预警工作开展情况

教务处、学生处

期末考试后一周内

本学期考试成绩汇总

对学业预警学生期末考试成绩进行汇总

二级学院

按“一人一档”报送教务处

期末考试后一周内

学业预警工作成效总结

根据本单位学业预警制度执行情况,结合预警学生的转化率,总结本学期学业预警工作成效、经验和不足,并提出改进措施。

二级学院

报送教务处

下学期第一周内

学业预警效果分析

根据学业预警学生期末考试成绩和各学院总结,对学业预警效果进行分析,形成分析报告。

教务处

四、学业预警材料归档

    为有效提高预警学生的转化率,保障学业预警工作成效,各学院应加强学业预警工作过程管理,做好档案管理工作。需存档的材料如下:

1.学业预警的谈话记录材料;

2.《学业预警通知书》的存根联;

3.向家长邮寄相关预警材料的邮寄凭证或其它方式通知家长的凭据,家长寄回的回执;

4.与“红色预警”学生家长面谈或电话联系的记录。

五、注意事项

(一)加强学业预警组织管理工作。各学院要高度重视学业预警工作,加强内部的协调配合,根据学校统一的工作安排认真履行职责,精心组织,共同做好被预警和被提示学生的工作,确保学业预警工作顺利完成。

(二)强化预警学生过程管理。各学院对达到学业预警的同学务必高度重视,注意工作方式方法,在积极推进工作的同时,对学生做到提醒、保护、帮扶,督促其制定学业规划,并做好相关档案管理工作,进行动态跟踪管理。

(三)及时送达预警通知单。在确定学业预警对象后,各学院必须以书面形式告知学生及其家长、下达预警通知单,如果以其他形式告知家长,必须做好录音、聊天截图等信息存档。

(四)做好宣传解释工作。要及时告知被预警学生学业预警不属于处分行为,不记入学生档案,仅是给予处于学习困难学生善意提醒,希望收到学业预警通知的学生能尽快调整学习方式、方法,做好学业规划,确保完成学业。

六、联系方式

教务处:张欣倪(邮箱:zhangxn@gtcfla.edu.cn;电话:38457791)

附件:1.广东省外语艺术职业学院学业预警工作管理办法

2.广东省外语艺术职业学院学生学业预警通知书

3.广东省外语艺术职业学院学业预警学生谈话记录表

4.2020-2021学年第二学期XXX学院学业预警学生名单

教务处、学生处

2021年3月31日

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