广东省外语艺术职业学院外宾接待管理办法
（2023年修订）
第一章 总则
第一条 为进一步做好外宾接待工作，规范外宾接待和经费管理，根据《省直党政机关外宾接待经费管理办法》(粤财行〔2014〕80号)等有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校及其所有内设机构接待国外、境外来宾（以下统称“外宾”），包括但不限于开展以下活动的国（境）外人员：临时访问、交流；开展讲座、宣讲；参加短期培训；执行中外合作办学项目外方教学科研工作等。
第三条 各部门（单位）外宾接待工作应当坚持服务学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则。
第四条 各部门（单位）邀请外宾来访应当严格按照学校有关外事管理规定，严格执行计划审批规定。未经批准，不得对外发出正式邀请或做出接待承诺。接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数、天数、费用开支范围以及资金来源、预算等。
第二章 来访和接待程序
第五条 外宾来访前，校内接待部门（单位）应当在接待日前3天以上提交《广东省外语艺术职业学院外宾接待事前审批单》（附件），履行审批手续。
第六条 外宾接待实行对等、对口接待的原则。需要校领导出席的活动，接待部门（单位）应提前3天以上征得有关领导同意并在审批流程附上活动方案。
第七条 党政办公室负责审批各部门（单位）常规性外宾接待活动，对不符合有关规定的应当提出具体意见。特殊情况（如涉及外国政府官员、境外非政府组织人员）由党政办公室审核，报校领导审批，视情况报上级有关部门。涉外国驻华使领馆人员来访的，按有关规定执行报批手续。
第八条 各部门（单位）邀请外宾来访，应在申请获得批准后，按审批结果安排接待工作。如有需要，可向党政办公室（外事科）申请签发学校邀请函。
属对方主动来访的，接待部门（单位）应当在审批流程中提交来访申请函。
第九条 学校各部门（单位）接待来访外宾时，如有需要，可协商其他相关部门（单位）协助安排有关事宜、参与接待。
第三章 接待范围及标准
第十条 外宾来访期间，接待部门（单位）应当根据互惠对等原则或相关合作协议等，厉行节约，合理确定接待内容。
第十一条 接待外宾的经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用由外宾自理。外宾接待经费原则上不得列支外宾来粤旅费。
第十二条 外宾住宿根据实际需要从严把握。如有特殊需要或有交流合作项目协议约定需要提供住宿的由该协议主责部门（单位）提出特需申请或根据协议内容安排。国外著名专家、有长期友好合作历史的院校代表来访，若需要学校提供住宿，安排的宾馆最高不超过四星级，一般应安排标准间。
第十三条 接待部门（单位）根据工作需要安排接待餐的，需遵守以下规定：
（一）不讲排场，厉行节俭。不上高档菜肴，杜绝奢侈浪费。原则上安排在校内饭堂，一般不安排校外接待。
（二）视交流深度及合作重要程度，外宾在粤期间，如确有需要，可安排不超过2次宴请。宴请形式包括校内饭堂围餐和校外宴请。宴请费每人每次不超过300元。
（三）如需安排日常伙食，以日常工作餐的形式解决。接待部门（单位）根据工作实际，严控次数，优先安排校内饭堂用餐。日常伙食费每人每天不超过300元。
（四）接待外宾5人（含）以内的，陪餐人数可在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
（五）如有交流合作项目协议，涉及学校负责外宾团组饮食的，由协议主责部门（单位）根据协议内容安排。
第十四条 学校外宾接待用车应当视实际情况安排。确有需要的，接待部门（单位）遵照学校公务用车管理规定提交申请。
第十五条 对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，或者是本校学生的书画作品和手工艺品，朴素大方，不求奢华。赠礼对象仅限于外宾，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待部门（单位）赠礼1次，其他部门（单位）不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。一般外宾可赠送小纪念品。
第十六条 各部门（单位）接待经费的支出，应严格遵守学校财务相关规定，原则上由接待部门（单位）负担经费并将相关经费纳入预算管理。接待结束后，由接待部门（单位）提交外宾接待事前审批单及其他财务报账资料，履行报账手续。
第四章 监督检查
第十七条 外宾接待费用的支付和报账应当严格按照上级和学校有关财经规定执行，采用公务卡方式结算，不得以现金方式支付。
第十八条 党政办公室、纪检室（审计工作部）、财务部等部门应加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。接待部门（单位）应如实提供包括接待计划、经费预算、开支报销凭证等在内的相关资料，主动配合接受检查，并认真落实检查意见。
第十九条 存在下列情形的，参照《财政违法行为处罚处分条例》《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定，责令整改，追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高经费开支标准的；
（二）计划未经批准接待外宾的；
（三）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关的费用的；
（四）虚报外宾接待人数、次数，套取相关经费的；
（五）使用虚假发票报销接待费用的；
（六）其他违反本办法的行为。
第五章 附则
第二十条 在粤举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照《转发财政部关于印发〈在华举办国际会议经费管理办法〉的通知》（粤财行〔2015〕398号）执行。
第二十一条 本办法由党政办公室负责解释。
第二十二条 本办法自印发之日起施行。原《广东省外语艺术职业学院外宾接待管理办法（2022年修订）》（粤外艺职院〔2022〕404号同时废止。
附件：广东省外语艺术职业学院外宾接待事前审批单
