第一章 总则
第一条 办公自动化系统（Office Automation，以下简称OA系统）是基于校园网络并覆盖学校各部门单位的综合性办公信息管理系统，是数字化校园的重要组成部分，是提高工作效率和管理水平的重要手段。
第二条 为规范办公流程，保障学校OA系统顺利推广应用、安全稳定运行和科学规范管理，制定本办法。
第二章 系统功能
第三条 综合办公：包括待办待阅、通知公告、个人桌面等模块。可查阅用户本人待办和已办事宜、阅览学校相关信息公告、流程等。
第四条 公文管理：包括发文的拟稿、审稿、会签、批示、归档、查询等功能；来文的接收、拟办、审批、归档、查询等功能。
第五条 公务申请：包括办公用品、用车、会议室等事务申请及审批的电子化管理。
第六条 信息发布：提供综合信息发布平台，实现校园通知公告、新闻、学校文件等信息的发布。
第七条 根据学校工作的实际需要增加相应的功能版块。
第三章 组织机构与责任
第八条 OA系统运行由学校集中统一管理，党委办公室、校长办公室为主管部门，负责系统的日常管理与监督，指导各使用部门单位操作OA系统工作流程，日常工作由校长办公室负责。
第九条 现代教育技术中心保障系统正常运行，负责日常技术支持与维护，定期备份数据。
第十条 各部门单位负责本部门信息资料收发、日常管理及检查维护等工作。
第十一条 党委办公室、校长办公室信息与档案管理科按照电子档案管理的有关规定，对OA系统中产生的电子公文及其他电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。
第四章 人员管理
第十二条 OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成应承担的工作；必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入该系统。
第十三条 各部门行政负责人对本部门OA系统工作负有领导责任。各部门需安排一名工作人员作为本部门OA信息员，负责本部门OA系统使用和相关事宜的协调处理，负责查收本系统发布的各类文件、信息，并履行相关处理、传送和归档等职责。
第十四条 从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。
第十五条 学校领导、各部门单位负责人和OA信息员须每天上班后及时登录OA系统，办理相关业务，直到下班后方可退出系统，以免影响工作。
第十六条 按规定使用OA系统的人员，如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录OA系统处理文件时，须事先通过工作授权功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的义务。
第十七条 OA系统进行实名制帐户管理。各部门单位的教职员工（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。用户调整或调离工作岗位，应办理转户或销户手续。
第十八条 OA系统中用户拥有帐户的公文处理权限由党委办公室、校长办公室根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。
第十九条 各用户应妥善保管自己的帐户资料。获得账户后要尽快更换初始密码，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。
第二十条 新进人员的开户和调离岗位人员的销户或转户均由人事处统一在人事系统维护后推送到OA系统中。因使用部门单位名称、公章、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在OA系统中做相应处理的，应向校长办公室提出书面申请，办理相关手续。
第二十一条 现代教育技术中心系统管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第五章 信息管理
第二十二条 各部门单位起草学校公文、报送请示公文、公务申请等均应通过OA系统，并严格按流程步骤进行相应操作。对不按流程处理的文件，审核部门将作退回处理。任何单位与个人不得发布与办公无关的信息。校园内私人书信来往或文件交换，原则上应通过校内邮件系统进行。
第二十三条 信息发布
（一）校园通知公告发布。各部门单位通过校内通知发布管理流程进行通知公告的拟稿及发布申请,党委办公室、校长办公室负责对文稿的审核，现代教育技术中心负责推送。
（二）新闻发布。各部门单位通过校内新闻稿件发布流程进行新闻稿件的拟稿及发布申请, 党委宣传部负责对新闻稿件的审核，现代教育技术中心负责推送。
（三）公文发布。各部门单位通过公文管理流程进行公文的拟稿及发布申请，党委办公室、校长办公室负责对公文的流程运转、文件审核及发布。
第二十四条OA系统上所涉及的各种公文处理应严格执行国家和学校的各项制度。各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本单位领导审核。各单位主要负责人须对在OA系统上流转、发布的文件、通知、新闻等内容严格把关，重大原则问题应向分管校领导汇报。
第二十五条 已在OA系统中流转、发布的电子公文，学校不再使用和接收各单位的纸质形式公文。学校电子公文的效力等同于纸质文件和其他公文的效力。对外发文和用于存档的纸质公文由党委办公室、校长办公室统一印制、用印。
第二十六条 涉密公文及有关资料不得通过OA系统办理，按《广东省外语艺术职业学院保密工作管理规定》处理。如违反规定并造成泄密事故的，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》及相关法规追究相关人员责任。
第二十七条 党委办公室、校长办公室负责对各部门单位发布、接收、处理信息的情况进行检查，发现问题及时通报并协调解决。
第六章 应急处理
第二十八条 当OA系统出现故障，各使用部门单位应及时通知党委办公室、校长办公室，由办公室联系现代教育技术中心查明原因，排除故障。
第二十九条 当OA系统出现故障无法及时排除时，经党委办公室、校长办公室批准，各使用部门单位可暂时按照有纸化办公进行操作，保障正常办公。待恢复正常后，需在系统中补发该文件。
第七章 附则
第三十条 本办法由学校党委办公室、校长办公室负责解释。
第三十一条 本制度自印发公布之日起执行，原《广东省外语艺术职业学院办公自动化系统使用管理暂行办法》（粤外艺职院〔2012〕393号）同时废止。
