广东省外语艺术职业学院基本建设与修缮工程管理办法（2025年修订）
第一章 总则
第一条 为进一步加强对基本建设与修缮工程的管理和监督，保证工程质量，控制工程造价，提高项目绩效，确保相关工作规范有序地进行，根据《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》《基本建设财务管理规定》（财建〔2002〕394 号）《关于进一步加强省属高校基本建设管理的意见》（粤教工委〔2012〕1号）及学校相关管理规定，结合学校工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称基本建设是指使用财政资金、学校自筹资金、学校与社会合作资金、捐赠资金、银行贷款等各种投资，以完善和提高学校办学能力而建设的各类建筑及基础设施。
修缮工程是指除基本建设之外的装修和修缮工程，包括但不限于学校各类建筑物、构筑物及附属设施的改建、扩建、拆除、装修、修缮、园林绿化、防水补漏等工程项目。
第三条 总投资400万元以上（含400万元）工程项目，严格按照《广东省政府投资省属非经营性项目建设管理办法》《关于企业投资项目核准和备案管理的实施办法》《省属公办学校基本建设管理办法》和国家、省有关法律法规及规章制度执行。
第四条 基本建设与修缮工程管理主要内容是：编制校园中长期建设规划、基建年度计划、提出项目建议书、编制项目可行性研究报告和设计任务书、进行初步设计、施工图设计、施工准备、施工管理、竣工验收、交付使用以及保修期范围内的监管等。
第二章 相关部门职责
第五条 学校党委会和校长办公会是学校基本建设与修缮工程的决策机构，负责审定学校的基本建设与修缮工程规章制度、决定学校的基本建设与修缮工程工作重大事项。
第六条 学校设立基本建设与修缮工程工作领导小组（简称领导小组），审议学校基本建设与修缮工程的重大事项，定期听取基本建设与修缮工程工作汇报，协调、督导基本建设与修缮工程组织工作。
领导小组组长由分管后勤工作校领导担任，成员由后勤部、财务部、教务部、产教融合与实训管理部、数字化建设中心等部门负责人组成。
第七条 审计工作部是学校基本建设与修缮工程工作监督审计管理部门，按照上级部门和学校审计监督有关规定对学校基本建设与修缮工程工作进行全过程监督审计。负责项目预算、招标控制价、合同签订前会签、竣工结算审核。
第八条 财务部按照学校财务管理制度做好项目库储备的基本建设与修缮工程项目预算审核、下达、调整，办理工程款项支付，监督项目预算执行情况，统筹做好项目绩效评价工作等工作。参与100万元以上（含100万元）的工程项目竣工验收。
第九条 后勤部是学校基本建设与修缮工程工作归口管理部门，具体统筹学校基本建设与修缮工程工作和指定专管人员负责在广东省网上中介超市完成与工程建设有关服务的下单等工作。主要职责是：
（一）根据国家法律法规和方针政策，拟订学校有关基本建设与修缮工程工作的规章制度。
（二）根据学校的事业发展规划，组织编制、评审、修订、报批校园总体规划，并负责校园规划的管理工作。
（三）负责基本建设计划编制、论证、设计、投资估算、造价、报建、招标、合同、施工、验收等组织管理工作：
1.编制年度基本建设计划及各类基本建设统筹管理。
2.组织基本建设工程项目的前期方案论证、项目设计、投资估算并报有关审批（或备案）立项。
3.办理基建各类专业报建审批手续及建设工程规划许可证、施工许可证，并缴纳相关费用。
4.负责工程建设项目前期建筑物拆除，管线、树木迁移及场地三通一平等工作。
5.组织施工图的审阅和会审，负责在建工程的质量、投资、进度、安全、文明施工等管理工作。
6.负责编制或审核工程投资估算、设计概算、施工图预算、招标需求书、竣工结算；审核工程款支付申请，按程序报财务部办理支付。
7.负责工程建设项目各类合同的跟踪管理，预防并及时处理合同争议。
8.负责组织工程竣工验收和固定资产移交，办理各类专业验收及工程备案手续。
9.负责工程建设项目有关资料、图文的收集、整理和归档，并及时移交档案管理部门。
10.负责工程建设项目保修期内质量跟踪，对保修期内 工程质量问题进行及时处理。
11.负责基本建设工程项目咨询、勘察、设计、监理、施工、设备采购等全过程的管理工作，审核、签订相关合同。
（四）修缮工程计划编制、论证、造价、招标需求、合同签订、施工管理、验收等组织工作：
1.负责编制修缮工程计划与年度预算，组织项目预立项论证，做好项目入库储备。
2.负责对拟实施的修缮工程项目进行方案论证、图纸设计、工程预算、招标需求书编制与审核、施工组织等。
3.负责对修缮工程项目实施全过程的质量、造价、工期、安全文明施工的管理与协调。
4.负责修缮工程项目（含零星维修）项目合同的审定与签订。
5.负责修缮工程项目竣工验收和结算预审。
6.负责修缮工程项目保修期内的跟踪与保修。
（五）定期组织对超过设计使用年限的建筑物、构筑物、水电设施、防雷设施、木质屋面等进行检测和鉴定，及时发现安全隐患并采取防范处置措施。
第十条 使用/管理部门（二级学院和二级部门）根据实际使用需要负责本部门（单位）项目的谋划和申报工作。主要职责是：
（一）提出项目建设的必要性和可行性、明确项目建设内容和规模、落实资金来源，提供明确的项目用户需求书，其中金额10万元以下项目在信息服务平台的后勤服务事务管理系统填报《房屋日常修缮申请登记表》，金额10万元及以上项目按照预算项目申报审批系统办理项目申请。
（二）配合后勤部做好计划编制、项目设计、立项论证、组织施工、工程验收与结算等相关工作。
（三）协同后勤部进行项目设计采购，参与由后勤部组织的设计方案讨论及实施方案论证。
（四）负责项目实施前场地移交及与工程项目有关设施设备的交接处理、资产处置相关工作。
（五）指定1名项目负责人协同后勤部开展项目实施全过程管理及项目绩效评价工作。二级学院或二级部门的工程项目若同一个项目具有多个使用部门，则由该项目的主要使用部门牵头负责。
第十一条 协调配合部门职责。
（一）国有资产管理部负责工程项目招标采购工作的具体组织和实施，统筹使用/管理部门（二级学院和二级部门）对项目实施范围内的固定资产登记、调剂、报废等处置工作。指导后勤部专门采购业务管理人员按照规定在“广东省网上中介服务超市”执行与工程建设有关的服务的招标采购工作。
（二）保卫部（武装部）负责对涉及消防、人防、监控、车辆出行出入口改造的工程项目进行审查把关及验收。
（三）数字化建设中心负责对涉及校内网络的工程项目进行审查把关及验收。
（四）学校法律顾问负责对政府采购限额标准以上的项目、BOT项目的招标采购文件以及工程合同条款进行审查。
（五）引进的校企合作项目和实训室建设项目由产教融合与实训管理部统筹具体引进部门或实训室建设申报部门负责。项目中涉及基建、修缮、装修工程的，产教融合与实训管理部统筹完成立项和预算申报工作后，将组织填写完整的《工程项目用户需求书》（附件2），连同有关立项报批、预算申报审批、资金来源文件和方案图或平面布置图（如有）及其他有关材料提交给后勤部，后勤部作为业务归口管理部门组织实施此部分工程的招标采购项目审批流程。校企合作项目必须委托有资质[含二次消防设计（如需）]的设计、施工单位实施。工程费用在50万元以上的项目原则上需委托有资质的监理单位进行监理，其中单项监理服务费用金额在3万元以下的项目可直接委托学校公开遴选的服务单位监理。
第三章 项目申请和立项及实施前期工作
第十二条 项目立项原则。基本建设与修缮工程项目按照“谁使用、谁申请、谁负责”的原则推进项目实施。
第十三条 项目立项程序。
（一）项目金额10万元以下（不含10万元）的修缮工程项目。使用/管理部门（非后勤部）申请的，在信息服务平台的后勤服务事务管理系统填报《房屋日常修缮申请登记表》，经分管后勤工作校领导审批后由后勤部经办科室在信息服务平台提起事前请示报告（3.0）流程审批。使用/管理部门为后勤部的项目，由后勤部经办科室在数字广外艺-统一业务申请-后勤服务填报“十万元以下项目立项请示”，经后勤部部长审批后由经办科室在信息服务平台提起事前请示报告流程审批。
（二）项目金额10万元以上（含10万元）的工程项目。按照《广东省外语艺术职业学院预算项目库管理办法（试行）》规定完成立项。
（三）总投资400万元以上（含400万元）工程项目。按照《广东省政府投资省属非经营性项目建设管理办法》《关于企业投资项目核准和备案管理的实施办法》《省属公办学校基本建设管理办法》和国家、省有关法律法规及规章制度执行。
学校基本建设项目实行统一归口管理，基本建设项目实行项目建设管理部（简称项目部）责任制。后勤部为基本建设项目的业务管理部门，协助项目部对大型基本建设项目进行全过程管理，负责中小型基本建设项目的监督。
项目总投资额或部分投资额在1000万元（含）以上的学校建设项目，为大型基本建设项目，由后勤部建立项目部组织实施，使用/管理部门负责人为项目部主要成员。
项目总投资额在1000万元以下的学校建设项目，为中小型基本建设项目，由使用/管理部门建立项目部组织实施。
不得将项目化整为零或者以其他任何方式规避管理，亦不得将项目拼凑至1000万以上逃避应当承担的管理责任。
项目总投资5000万元（含）以上的大型基本建设项目部根据项目需要配备基建、财务、法务、审计等专业人员，具体负责项目建设前期筹备、项目建设实施以及竣工验收、移交等相关事宜。
（四）突发、抢险、紧急项目实施程序。突发、抢险、紧急项目主要指因严重自然灾害、其他突发事件、紧急事件或上级部门临时安排的工作任务等不可预见情形需抢修、维修项目，按照“先行汇报、加急抢修、补办手续”的原则实施。出现突发、抢险、紧急情况，应立即上报，分管后勤工作校领导同意后，后勤部马上组织该校区定点施工单位进行抢修。同时根据项目管理流程及时完善相关手续。工作完成后，负责部门必须及时做好实施紧急采购的所有材料保存与整理工作，包括采购需求、紧急采购原因及审批、确定成交供应商的过程和决策等材料。
第十四条 深化项目前期工作。
纳入学校项目库的项目，在初步设计方案完成后，由后勤部组织使用/管理部门、关联部门[不仅限于国有资产管理部、保卫部（武装部）、数字化建设中心等]、设计单位、造价咨询单位深化项目设计方案，编制施工图及工程造价和对具体实施方案展开论证等项目施工前期工作。
根据项目投资额度和内容，大型基本建设项目需要提交项目建议书、可行性研究报告、初步设计等文本资料，并按照管理权限和有关规定程序报批。文本资料编制应当达到规定的深度要求，由专业资质的服务机构承担。
估算总投资不足5000万元的项目，项目建议书与可行性研究报告可以合并报批。建设内容单一、技术方案简单，总投资1000万元以下的项目，以及建设内容以设备购置、房屋及其他建筑物购置为主并附有部分建筑安装工程的项目，可直接报批初步设计概算。
学校基本建设项目投资概算一经批准、备案，如无特殊情况不得突破。未经批准不得擅自变更初步方案（初步方案包括项目建议书、可行性研究报告、投资估算、投资概算等项目前期评估材料），初步设计不得突破项目建议书（可行性研究报告）的投资估算，施工图设计和预算不得突破初步设计的投资概算。
第十五条 场地移交。为确保尽快推进后续工作，使用部门应在项目实施前 10 个工作日完成场地清退及移交手续；因特殊情况无法按时移交的，应提前3 个工作日书面告知后勤部并协商解决方案，由此造成工期延误的，由使用部门承担相应责任。涉及设备、家具资产的，应与国有资产管理部做好衔接安置工作。场地清退后，使用部门、原使用部门、后勤部、国有资产管理部（涉及设备、家具资产留用时）应对移交时的场地状况进行现场确认，明确需要保留的物资情况，并签字确认完成场地移交手续（附件3）。
第四章 工程及与工程建设有关服务的采购
第十六条 基本建设与修缮工程项目中的工程及与工程建设有关服务（设计、造价、监理等服务）的采购，必须严格按照国家、省有关招标投标、政府采购的法律法规以及学校相关规定执行。严禁出现规避招标而拆分工程等行为。
第十七条 工程施工采购。
按学校的采购管理办法执行。
第十八条 与工程建设有关的服务采购与招标。与工程建设有关的服务，是指为完成工程所需的设计、造价、监理等服务。
（一）工程服务费用原则上在该工程项目经费中列支。
（二）采用竞争性磋商方式，公开遴选符合资格要求的设计、造价、监理服务单位，在合同期内负责单项服务金额3万元以下的与工程建设有关的相关服务。需要公开遴选的服务单位提供相关服务的，凭立项审批文件到后勤部办理项目委托书，委托书落款加盖“基建专用章”。每个服务项目的服务内容结束后，凭框架合同、项目委托书、支付申请书以及开具正式发票独立结算。
（三）遴选资格单位合同以外的服务项目按照学校的采购管理办法执行。
（四）遴选资格单位合同以外的与工程建设有关的服务项目，结合项目专业技术要求或施工难度程度或上级部门有特别要求的情况，由业务归口管理部门按照立项审批要求以一事一请示的方式申请或者立项投资概算表中列明。
（五）以下情形原则上不单独委托服务。
1.工程造价10万元以下（不含10万元）的项目，除涉及房屋建筑主体和承重结构变动等特殊情况外，原则上不委托设计单位和造价咨询单位，由具体项目负责人核实工程量后提交预结算员编制预算；校园日常零星装修、修缮项目由定点单位编制预算提交具体项目负责人和预结算员审核。
2.工程造价50万元以下（不含50万元），除技术复杂、有隐蔽工程验收环节要求等特殊情况外，原则上不委托监理单位，由具有工程类职称资格的具体项目负责人负责工程监理工作。
第五章 工程施工和服务单位的管理
第十九条 施工单位管理。工程项目施工单位，在合同签订后，应按合同约定派出有相应资质人员到项目现场对接项目实施情况，提交项目管理组织架构、实施方案、进度计划等材料，严格按合同约定、施工图及图纸会审记录、工程量清单以及相应的施工规范和标准，科学、合理、安全、文明组织施工。后勤部项目负责人根据合同开展项目管理工作，加强施工过程巡查管理工作，发现问题及时发出整改通知单（附件4）。施工过程中，隐蔽工程施工单位应及时通知监理单位（如有）、建设单位进行验收，需协调解决的事项，施工单位应以书面工程联系单（附件5）的形式进行。如发生工程变更，严格按变更流程执行，变更工程量需及时进行现场工程签证确认（附件6）。
第二十条 设计单位管理。设计单位应按现行有关规范提供技术服务。若提供服务不符合相关行业规范、标准要求，如发生因设计缺陷造成设计变更金额超过5%、技术规范标准不符等情况进行设计变更，在设计合同中明确约定处以相应的罚款。造成变更金额超过施工合同5%（含5%）而不到10%（不含10%）的，设计单位应承担相应责任并支付违约金，违约金金额为设计合同金额的15%；造成变更金额达到施工合同10%（含10%）以上的，设计单位应承担相应责任并支付违约金，违约金金额为设计合同金额的30%；学校保留向相关平台投诉的权利。
第二十一条 监理单位管理。监理单位应按有关规定提供工程项目建设监理服务，对工程施工质量、造价、进度进行控制，对合同、信息进行管理，对工程建设相关方关系进行协调，并履行建设工程安全生产管理的法定职责。监理单位因未按规定履行监理职责，在监理合同中明确处以相应的罚款。
第六章 合同管理
第二十二条 学校基本建设与修缮工程项目应按照《广东省外语艺术职业学院合同管理办法》要求办理合同报批、签订、履行及责任追究与风险防范。
第二十三条 合同中应明确双方的权利义务、合同违约责任、合同解除条件等实质性内容，约定承包范围、质量安全要求、工期、价款及支付方式变更要求、验收与结算以及合同争议的解决方式等，避免因双方责任、权利、义务约定不明确造成合同纠纷。合同要依据有关规定合理确定工程预付款、进度款的数额和支付方式，工程变更的调整方式，工程量清单错漏项的认定方式及处理办法，人工及材料价格大幅度变化所致风险的承担方式，竣工结算款的支付期限等条款。
第二十四条 合同变更。合同依法签署后，即具有法律效力，原则上不得再对条款和内容进行擅自变更。若确需变更合同的，须符合法定或约定的条件，由合同承办部门（单位）提出申请，报业务业务归口管理部门、业务归口管理部门分管校领导审批，并签署书面补充协议。具体程序如下：
（一）不涉及合同金额变更的，经监理单位（如有）、后勤部、使用部门共同审议达成一致意见后，直接办理签证审批流程。
（二）涉及合同金额变更的，变更金额在10万元以下的，业务归口管理部门具体项目负责人要及时提交部门会议研究、在征求学校法律顾问、财务部、审计工作部意见后，按学校合同管理办法要求的内容，将变更内容、标准、原因和必要性作出说明，经业务业务归口管理部门负责人审核后上报业务业务归口管理部门分管校领导审批；变更金额10万元以上（含10万元）在业务业务归口管理部门具体项目负责人要及时提交部门会议研究以及征求学校法律顾问、财务部、审计工作部意见的结果后，报校长办公会审批。审批通过后，按学校的合同管理办法规定办理补充协议的签订手续。
（三）按法律规定，补充协议的合同金额不得超过原合同金额的10%。
第二十五条 合同终止。若因各种原因需解除合同的，业务业务归口管理部门应与合同相对方做好沟通协调，原则上严格按照合同的有关规定执行。
（一）如合同相对方暂未提供服务的，经双方协商达成一致意见的，业务归口管理部门具体项目负责人在信息服务平台合同审批表2.0系统中，发起合同变更申请，提交合同终止协议及相关佐证材料，经审批后按规定终止协议。
（二）如合同相对方已提供服务的，合同相对方提供已开展的工程量及费用清单，业务归口管理部门、审计工作部、使用部门核实后，按合同有关规定支付相应工程款或工程服务费后，业务归口管理部门具体项目负责人在信息服务平台合同审批表2.0系统中，发起合同变更申请，提交合同终止协议及相关佐证材料，经审批后按规定终止协议。
第七章 施工现场管理
第二十六条 施工图纸会审。确定项目实施方案，选定施工单位后，由业务归口管理部门组织使用部门、设计单位、施工单位、监理单位（如有）共同参与施工图纸会审，对施工图纸进行全面细致的熟悉和审查。对施工单位所提出的问题以及设计方有关的解答由施工单位梳理形成会审记录，各方代表签字确认。
第二十七条 开工审批。开工前，由施工单位向监理单位（如有）和业务归口管理部门提交工程开工报告、施工组织设计（工程方案），同时报备施工人员名单。经监理单位（如有）和业务归口管理部门审查后，开具开工令。施工单位应按规定的日期开工。零星修缮项目施工工期按定点采购合同约定执行。
第二十八条 安全技术交底。施工单位切实做好施工单位内部、施工单位项目部和各班组的三级安全教育工作，督促施工单位认真填写安全教育登记表，做好技术交底工作。监理单位、业务归口管理部门要不定时检查相关资料是否规范建档。同时，施工单位要按学校规定做好施工用电、用水报审工作。
第二十九条 现场人员管理。投标文件中载明的项目负责人、技术负责人、主要项目管理班子人员不得随意更换，确须更换的，经业务归口管理部门及监理单位、使用部门共同审核并书面盖章同意后方可更换。业务归口管理部门负责对监理单位、施工单位等人员依据合同进行严格管理。使用部门要确定1名项目联络人跟踪项目实施全过程。
第三十条 工程进度管理。开工审批后，施工单位应按规定时间进场施工。施工过程中，监理单位（如有）、业务归口管理部门应督促施工单位按施工计划推进施工进度。进度落后的，监理单位（如有）或业务归口管理部门责成施工单位在确保安全生产原则前提下采取赶工措施追赶施工进度。除不可抗力或学校自身原因等特殊情况造成工期滞后外，对延误工期的工程，学校有权追究施工单位责任。
第三十一条 工程质量管理。
（一）工程材料与设备管理。工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备质量，需符合设计文件标准、规范，项目招投标文件以及合同要求。主要建筑材料、建筑构配件和设备进场前，施工单位应提供出厂证明、有效检验报告、合格证和样板等，经业务归口管理部门、使用部门、设计单位、监理单位等代表看样定板。原则上，经确认的主要建筑材料、建筑配件和设备参考品牌及厂家不予变更。如有特殊原因需变更，则需重新组织相关各方研究确认。主要材料进场时，施工单位需通知业务归口管理部门、监理单位（如有）核对材料与样板的一致性；核对不符的，材料不得进场，施工单位需在5个工作日内更换符合样板要求的材料，更换费用由施工单位承担。
（二）工程质量控制。业务归口管理部门、监理单位应督促施工单位严格执行按图施工原则，按既定施工方案、期限和质量目标进行施工，不得随意变更。施工单位项目管理人要深入施工现场，加强工程质量方面管理工作。对隐蔽工程，项目管理人须进行现场勘查、确认，做好隐蔽工程记录（监理人员（如有）和业务归口管理部门项目负责人需签署意见），并附文字、图片及影像记录存档。隐蔽工程要及时进行分部分项验收，严禁事后增补或造假。
第三十二条 安全文明施工。业务归口管理部门具体项目负责人要加强施工现场管理工作。加强施工现场安全、文明施工管理工作，具体项目负责人、监理人员（如有）应督促施工单位专职安全员在岗履行安全管理职责，建立完善的安全保障体系，确保安全施工。在文明施工方面，要及时清理余泥和建筑废料，做好防尘防噪措施。
第三十三条 工程变更管理。原则上，工程开工后不予以变更。须进行工程变更的，工程变更应在保证工程质量、安全和使用需求的前提下，按提高工程质量、安全，节约工程全寿命周期成本的原则进行，并按工程变更程序实施。
（一）工程变更范围。主要包括工程设计技术变更、材料与设备更换、工程量和费用增减、工程建设标准的改变及其他现场签证涉及工程造价等内容。
（二）工程变更。工程项目暂列金的使用按先审批，后实施的原则，变更总金额必须控制在施工合同价的10%以内。如施工单位提出工程变更的，则施工单位提出书面申请并填写工程联系单，报监理单位（如有）、业务归口管理部门；如使用部门提出工程变更的，则使用部门提出书面申请并填写工程联系单报业务归口管理部门。监理单位（如有）或业务归口管理部门组织使用部门、施工单位、设计单位（如有）、造价单位（如有）进行会审，必要时可组织有关专家对变更事项进行论证，工程变更内容由业务归口管理部门组织使用部门、施工单位、监理单位到现场进行勘察丈量，现场签证确认工程量，并填写工程量现场签证确认表，经业务归口管理部门和使用部门核实。确定变更方案后，各方在工程联系单上签署意见，按以下规定办理变更手续。
变更金额在合同暂列金以内，即未超合同总价情况下：
1.变更金额在0.5万元以内（不含0.5万元）的，由具体项目负责人在变更签证表上签字确认。
2.变更金额在0.5万元以上（含0.5万元）、3万元以内（不含3万元）的，以请示报告形式报业务归口管理部门负责人审批后，审批同意后，由具体项目负责人在变更签证表上签字确认。
3.变更金额在3万元以上（含3万元）10万元以内（不含10万元）的，变更工程事项需提请业务归口管理部门部务会议审议，会议审议同意后，以请示报告形式报分管后勤工作校领导审批后实施，由具体项目负责人在变更签证表上签字确认。
4.变更金额在10万元以上（含10万元）的，变更工程事项需提请业务归口管理部门部务会议审议，由审计工作部审核，报业务归口管理部门分管校领导审批，提请校长办公会议审定，通过后执行。
（三）变更的金额为合同总价10%以内的，需按照《广东省外语艺术职业学院贯彻执行“三重一大”决策制度实施办法（2023年修订）》《广东省外语艺术职业学院预算项目库管理办法(2025年修订)》及学校经费使用相关规定执行。
（四）变更金额导致项目费用超出合同总价且引起项目总投资金额超出项目立项批准总投资但超出部分在项目立项批准总投资的金额10%以内的，需提请业务归口管理部门部务会议审议，由审计工作部审核，报业务归口管理部门分管校领导审批，提请校长办公会议审定，通过后执行。若引起项目总投资超出立项批准总投资金额10%以上（含10%）需要重新申请立项。
第八章 竣工验收和结算及资料整理
第三十四条 工程项目竣工验收。
（一）提交验收申请。工程完工后，业务归口管理部门具体项目负责人应督促承建单位在工程完工之日一个月内提交验收申请，在工程完工之日三个月内提交书面竣工报告及竣工资料（工程立项审批报告、工程预算书、施工合同、施工图纸、隐蔽工程记录（如有）、工程签证单（详见附件5）、竣工图纸、验收报告、工程量计算书等）。
（二）组成验收小组。业务归口管理部门接到验收申请后，初步核查项目达到竣工验收条件后，组织验收小组对项目开展实地核查验收。验收小组的组建按照学校有关项目验收管理规定。
验收小组成员结合各自职责，对项目施工进度、工程质量、安全文明、工程资料、合同履约等方面，以及项目建设是否符合消防、监控、校内网络等进行多方评价。经验收小组签名后形成工程竣工验收书面意见。参与工程竣工验收的各方不能形成一致意见时，应当协商提出解决方法，待意见一致后，重新组织工程竣工验收。
第三十五条 工程结算。
（一）工程结算审核。验收合格后，由施工单位编制结算书，按照学校工程审计要求一次性完整提交竣工结算资料，经监理人员（如有）、使用部门相关人员、业务归口管理部门具体项目负责人核定工程量后，报送审计工作部审定竣工结算。
（二）工程款支付。工程结算表审核后，施工单位提交工程款支付申请，由项目经费负责部门按照财务报账审批流程完成签批后，交财务部办理工程款项支付。
第三十六条 工程保修。
（一）工程项目施工合同有明确保修条款的按照合同约定执行；无明确约定的按照国家相关规定执行。项目在质保期内如需保修，业务归口管理部门核实使用部门反映问题，按照工程合同关于保修条款的约定，督促承建单位进场维保。
（二）质保金退还。工程质量缺陷期届满后15个工作日内，业务归口管理部门组织相关部门、监理单位（如有）等开展质保期满验收，重点核查工程是否存在质量缺陷、保修责任是否履行完毕，并形成《质保期满验收报告》（需参与方签字确认）。验收合格且无质量问题的，业务归口管理部门按合同约定时间以及财务审批流程提交质保金退还申请，经财务部审核后返还质保金；若发现质量问题，应按合同条款规定处理。
第九章 工程项目文件归档
第三十七条 归档基本规定。工程项目归档文件，是指在工程项目建设过程中应组织使用部门及关联部门对工程文件进行收集，从酝酿、决策到建成、使用的全过程中形成的，经过收集、积累、整理、立卷、归档保存的材料，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察、设计、施工、竣工、使用及工程项目管理等工作活动中形成的文字材料、图纸、图标及配套的声像、计算材料等。工程项目文件规定一般包括纸质档案、电子档案和声像档案。业务归口管理部门负责工程项目文件档案整理，按照学校档案管理要求，定期移交学校综合档案室实行集中统一管理原，确保档案材料的完整、准确、安全和有效利用。工程项目文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。
第三十八条 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向业务归口管理部门移交。工程文件整理、归档、验收、移交等流程如下：
（一）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容。
（二）收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档。
（三）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
（四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
（五）收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档。
（六）在组织工程竣工验收前，应按要求将全部文件材料收集齐全并完成工程档案的立卷；在组织竣工验收时，应同时组织对工程档案进行验收，验收结论应在工程竣工验收报告、专家组竣工验收意见中明确。
第三十九条 归档文件范围及质量要求。
（一）归档文件范围。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。归档范围应包括：论证资料、立项审批资料、招投标资料、合同、建设现场综合管理资料（如施工图纸会审记录、工程材料、构配件、设备报审表、施工物资产品合格证收集整理表、施工进度计划、施工现场巡查日志、工程联系单、签证单、隐蔽工程验收记录等）、监理报告、变更签证资料、验收资料、结算资料，图纸等。
（二）归档文件质量要求。工程项目归档文件质量应符合《建设工程文件归档规范》中相关要求。归档的纸质工程文件应为原件。工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。计算机输出文字、图件以及手工书写材料，其字迹的耐久性和耐用性应符合现行国家标准。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。已委托设计服务的项目所有竣工图均应加盖竣工图章。
第四十条 立卷与归档。
（一）立卷要求。工程文件立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
（二）归档要求。工程文件根据建设程序和工程特点，归档在工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，施工单位、监理单位应按要求，对归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后方可移交业务归口管理部门具体项目负责人。
第四十一条 档案验收与移交。
（一）工程项目档案的验收。业务归口管理部门具体项目负责人应在档案审查合格后及时提交业务归口管理部门档案资料员，双方在档案移交清单中签名确认。档案资料员员接收档案时，应查验下列主要内容：工程档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；电子档案格式、载体等符合要求。
（二）工程项目档案的移交。业务归口管理部门档案资料员负责按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供利用，并按学校档案室规定移交学校综合档案室。立项金额10万元以下（不含10万元）项目的档案原则上由业务归口管理部门自行保管。
第十章 附则
第四十二条 本办法适用于广东省外语艺术职业学院基本建设与修缮工程管理和监督。本办法未尽事宜，遵照相关法律、法规及学校有关规定执行。
第四十三条 本办法自公布之日起施行，原《关于印发<广东省外语艺术职业学院基本建设与修缮工程管理办法>的通知》（粤外艺职院后〔2019〕158号）文同时废止。
第四十四条 本办法由广东省外语艺术职业学院后勤部负责解释。
