广东省外语艺术职业学院会议费管理办法（2025年修订）
第一章 总则
第一条 为贯彻落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号），进一步加强和规范会议费管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）、《省直党政机关和事业单位会议费管理办法》（粤财行〔2017〕283号）和《广东省财政厅 广东省机关事务管理局关于印发<省直党政机关和事业单位会议费管理办法> 的补充通知》（粤财行〔2023〕112号）等文件精神，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各部门（单位）举办或承办的各类会议、论坛，包括国内业务类会议、国内管理类会议和在华举 办的国际会议。
（一）国内业务类会议：是指因教学、科研、专业建设等需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、各类学会举办的会议等。
（二）国内管理类会议：是指国内业务类会议之外的其他国内会议。
（三）在华举办的国际会议：是指广东省外事部门等批准的、在我国境内举办的国际会议。
第三条 会议举办（承办）部门（单位）使用以市场委方式取得的横向经费，纳入学校财务统一管理，由会议举办部门（单位）按照委托方要求或合同约定管理使用。约定不明确的，按本办法执行。
第四条 各部门（单位）应当树立过“紧日子”思想，举办会议需坚持“精简高效、厉行节约、规范简朴”的原则，履行审批手续并严格执行规定，严格会议费预算管理，细化预算编制、按标准执行且不得突破预算规模，以降低会议成本，提高会议质量和效率。
第二章 会议管理
第五条 财务部是学校各类会议的预算统筹部门。会议举办（承办）部门（单位）负责具体会议预算编制，申报的会议项目需列明会议的名称、召开的理由、主要内容、时间地点、会期、代表人数、工作人员数、经费预算及经费来源等事项，财务部负责汇总编制年度会议预算。按照学校“三重一大”决策范围内、且达到资金限额标准的会议，纳入项目库管理，其相关管理工作，须遵照学校项目库管理办法有关规定执行。
（一）国内管理会议归口财务部管理。
（二）国内业务会议和在华举办的国际会议实行“双归口”管理，由业务归口部门组织项目论证，财务部汇总管理。其中，在华举办的会议虽按一般会议标准流程推进，但该类会议对参与人员资质、参会条件等存在较高要求，综合当前我校实际情况，暂难以承担该类会议的举办工作。
第六条 会议举办部门、单位应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数。国内业务类会议会期及参会人员、特邀代表人数等应按照学术活动实际情况确定；国内管理类会议会期原则上不超过150人，不超过半天；在华举办的国际会议按照会议批复执行。
第七条 参会代表以在穗内单位为主的会议原则上不得到穗外召开。无外地代表且会议规模能够在学校会议室安排的会议，原则上在学校会议室召开，不安排住宿。参会代表以外地为主的，可适当安排会议报到和返程时间，合计不得超过1天半，报到和返程天数适用于会议费综合定额标准。
第八条 各类会议应当优先安排在学校内部会议场所举办。确因工作需要必须在校外召开的，应遵循有利于会议工作部署和就近原则，安排在四星级以下（含）宾馆召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第九条 线上会议要求。各单位召开会议，在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡采用线上会议形式。线上会议优先选择单位内部电视电话、电子政务内网视频会商等现有应用系统。单位现有应用系统无法保障的，应当结合工作性质、保密要求等，选择专用系统、运营商服务系统、第三方软件服务系统等。
第十条 会议代表是指按照会议通知邀请参加的会议人员，本校师生列席会议，不计入会议代表人数。
会议工作人员，按照会议代表人数的15%以内核定，对于超出比例的工作人员费用，不得报销。
第十一条 因工作需要临时召开的计划外会议，举办部门、单位应于会前提出申请并补列预算，按照学校预算管理制度执行预算调整程序，经批准后报财务部备案。
第三章 会议费开支范围和标准
第十二条 会议费开支范围包括：
（一）线下会议：住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表及工作人员报到或返程在途期间发生的伙食费、住宿费、城市间交通费等，按照所在单位差旅费管理办法回本单位报销。
（二）线上费用：能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。
第十三条 会议费开支实行综合定额控制，具体定额如下：
综合定额标准是会议费开支的上限，其他费用是指会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
在华举办的国际会议，参照《在华举办国际会议经费管理办法》执行。
第十四条 会议核算
（一）线下费用以实际发生的费用项目分项定额标准总额为上限，结合线下实际参会人数、会议时间进行核算。各项费用之间可以调剂使用，调剂程序按学校预算管理办法执行，未实际发生的费用项目原则上不得参与调剂，确需调剂的，应提供对会议场地有保密等特殊要求的依据。
不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（二）线上费用不纳入综合定额标准内核算，凭合法票据原则上在单位年度会议费预算内据实列支。
第十五条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合定额标准，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可以对照学校差旅费管理办法据实报销。
（二）参会专家费用。举办单位根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课（含学术报告）费等。咨询、讲课费按照学校有关劳务酬金相关规定执行。
（三）同声传译人员费用，同声传译设备租金。
第十六条 确因工作需要委托其他单位代办会议的，需与受托单位签订委托办会协议或合同，会议费在规定标准内报销。
第十七条 会议费预算单独列示，在“会议费”支出经济科目中统一核算。
第四章 会议费的报销
第十八条 对于举办由上级财政专项会议拨款承担的国内会议，不得再向参会人员收取费用。
对于使用多种资金渠道举办的国内会议，按照成本补偿的原则，举办单位可以适当向参会人员收取会议费。
对于有赞助收入的国内会议，应与赞助方签订赞助协议，明确双方的权利和责任。
第十九条 会议费应遵循“收支两条线”的原则，各单位举办会议取得的会务费和赞助费等会议费收入，应当开具合法票据，收入必须及时全额上交学校，专款专用，严禁坐收坐支。
第二十条 各部门（单位）在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销凭证应包括：
（一）批准文件；
（二）会议通知；
（三）参会人员签到表；
（四）费用原始明细单据；
（五）电脑打印的税票等电子结算票据；
（六）委托代办会议的，需要提供相关的合同协议。
第二十一条 财务部要严格按规定审核会议费开支，对超范围、超标准开支的经费，不予报销。
第二十二条 严禁各部门（单位）借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十三条 严格执行会议用房标准,不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
第二十四条 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第二十五条 会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，使用公务卡或银行转账结算。禁止使用现金方式结算。
第五章 责任与监督检查
第二十六条 会议举办部门（单位）应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费，并对会议 费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
第二十七条 学校纪检室、审计工作部应对学校会议经费管理和使用情况进行监督检查。
第二十八条 有下列行为之一的，由前款所列监督检查部门责令改正，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任，对违规资金予以追回；涉嫌违法的，移交司法机关处理：
（一）虚列、转移和转嫁会议费的；
（二）擅自扩大开支范围和提高开支标准的；
（三）违规报销与会议无关费用的；
（四）违反会议管理规定的其他行为。
第六章 附则
第二十九条 本办法自印发之日起施行，由财务部负责解释。原《广东省外语艺术职业学院会议费管理办法》（粤外艺职院财〔2024〕458号）》同时废止。
